Co to jest ewidencja zakupu i sprzedaży VAT?

Na czynnych podatnikach VAT ciążą pewne określone obowiązki. Jednym z nich jest prowadzenie ewidencji zakupu oraz sprzedaży VAT, którą uważa się za najbardziej elementarną formę prowadzenia rejestrów firmowych, poza księgą przychodów i rozchodów lub ewidencją przychodów.

Od czynnych podatników VAT oczekuje się ujmowania w ewidencji wszystkich zysków oraz wydatków, co do których istnieje możliwość odliczenia VAT pod warunkiem dołączenia stosownych faktur. Dzięki tej ewidencji można prawidłowo rozliczyć podatek od towarów i usług, pamiętając o występowaniu pewnych różnic w rejestrze oraz we wspomnianej KPiR, wynikających z niemożności zastosowania podwójnej ewidencji do wszystkich przychodów oraz kosztów działalności.

Rejestry zakupu i sprzedaży VAT

Czynni podatnicy VAT powinni dysponować dwoma rodzajami zestawień, czyli z jednej strony rejestrem sprzedaży, a z drugiej ewidencją zakupów VAT.

Tylko podatnicy zwolnieni z VAT, a także przedsiębiorcy realizujący jedynie usługi nieobjęte podatkiem VAT nie muszą martwić się prowadzeniem tego rodzaju rejestrów. Ponieważ w ich przypadku zasadniczo mijałoby się to z celem.

W rejestrach VAT musi znaleźć się kilka najważniejszych danych. Chodzi tutaj głównie o kwoty obniżające należny podatek oraz kwoty, których nie dotyczy to uprawnienie. Należy także zawrzeć stosowne informacje o podstawie opodatkowania oraz jego przedmiocie, a także o kwocie podatku należnego. Należy także zaznaczyć, jaka jest kwota podatku naliczonego, pozwalającego na obniżenie należnego podatku, określając także sumę podatku wpłaconą do urzędu skarbowego lub przez niego wypłacaną. Dobrze jest także w ewidencji sprzedaży i zakupu VAT zawrzeć odpowiednie dane identyfikacyjne względem określonych transakcji, w tym przede wszystkim numer identyfikacyjny kontrahenta, pozwalający ustalić jego tożsamość na potrzeby danego podatku lub podatku od wartości dodanych.

Cel prowadzenia ewidencji zakupu i sprzedaży VAT

Rejestry VAT służą głównie rozliczaniu podatków od towaru i usług, dzięki czemu można później prawidłowo przygotować deklarację VAT-7 lub VAT-7K.

Stąd też czynni podatnicy VAT pragnący odliczyć naliczone podatki od towarów i usług winni prowadzić stosowny rejestr, umożliwiający udokumentowanie zrealizowanych transakcji, dających możliwość odliczenia podatku. W tym rejestrze muszą się jednak znaleźć faktury zakupowe, jeśli ma on odpowiednio spełnić swoje zadanie. W przeciwnym wypadku bowiem taki rejestr nie będzie przydatny.

Wydatki, których nie trzeba uwzględniać w ewidencji VAT

Nie wszystkie transakcje zakupowe podlegają odliczeniu od podatku VAT, dlatego też nie trzeba ich uwzględniać w prowadzonych ewidencjach.

Dotyczy to głównie zakupów odnoszących się tylko i wyłącznie do czynności zwolnionych z podatku VAT. Ponadto odnosi się to również do czynności, od których nie można odliczyć naliczonego podatku, a także czynności niepodlegających opodatkowaniu.

W praktyce zatem przepisy nie wymagają od przedsiębiorcy, który dokonał tego rodzaju zakupów, aby uwzględniał je w prowadzonym rejestrze VAT, nawet jeśli musi go on prowadzić ze względu na swój status czynnego podatnika VAT. Jest to spowodowane przede wszystkim brakiem jakiegokolwiek realnego wpływu wspomnianych zakupów na rozliczenie podatku VAT oraz jego ostateczną wysokość. Przedsiębiorca, który chce jednak zachować skrupulatność w swych zapisach, może ewentualnie zapisać wspomniane transakcje w osobnych rubrykach ewidencji, zaznaczając, że zakupy te nie uprawniają do odliczenia podatku VAT.

Podstawa zapisów w rejestrze zakupu i sprzedaży VAT

Wśród faktur dokumentujących określone transakcje uprawniające do odliczenia podatku VAT wskazuje się głównie na faktury zaliczkowe, faktury VAT, VAT RR oraz faktury marża.

Niekiedy prawo dopuszcza także korzystanie w celach ewidencyjnych z paragonów, z zastrzeżeniem jednak, aby zawierały one wszelkie niezbędne informacje, pozwalające zidentyfikować dany podmiot gospodarczy. Dobrze jest także dołączyć różne inne dokumenty, na przykład celne.

Jeśli natomiast chodzi o ewidencję sprzedaży VAT, poza wyszczególnionymi już tutaj różnymi rodzajami faktur VAT, należy dołączyć do nich również okresowe raporty zawarte w kasach fiskalnych, a także różne inne dokumenty. Mogą to być na przykład paragony, zwłaszcza w sytuacji, gdy dana usługa nie przewiduje wystawienia faktury VAT (dotyczy na przykład zakupu towarów na własne potrzeby). Fakturę, aby faktycznie uzyskała ona moc prawną, należy przygotować w oparciu o ustawowe wytyczne.

Ogólne wskazówki

Od czynnych podatników VAT wymaga się brania pod uwagę w ewidencji nie tylko czynności podlegających opodatkowaniu, ale także informacji odnoszących się do podatku naliczonego możliwego do odliczenia.

Podatnik wpisuje w deklaracji podatkowej takie dane, które opierają się na prowadzonej przez niego ewidencji sprzedaży VAT, a także zakupu VAT, Później taką deklarację składa się w urzędzie skarbowym, odpowiednim do miejsca zamieszkania przedsiębiorcy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *