Co to są rozrachunki z tytułu wynagrodzeń i jak je ewidencjonować?

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń pracowniczych są ewidencjonowane na specjalnym koncie księgowym, które może nosić nazwę np. 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Nazwa konta zależna jest od przyjętego przez firmę zasad, a więc polityki rachunkowości i zakładowego planu kont, od nich będzie również zależało na jakich zasadach będą dokonywane zapisy na danym koncie.

 

Do czego służy konto rozrachunki z tytuły wynagrodzeń?
Jak sama nazwa wskazuje, konto ma służyć do ujmowania wynagrodzeń należnych pracownikom firmy, którzy zatrudnieni są na umowę o pracę i umowę o zlecenie/o dzieło, oraz umowy agencyjne itp. Na koncie tym można również ewidencjonować potrącenia z wynagrodzeń brutto zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek ubezpieczeniowych odprowadzanych do ZUS, a także wypłat wynagrodzeń w wartościach netto.

Warto tutaj podkreślić, że konto Rozrachunk z tytułu wynagrodzeń zazwyczaj przyjmuje saldo kredytowe, tak więc informuje o zobowiązaniach z tytuły wynagrodzeń wobec pracowników. Jednakże może zdarzyć się, iż pojawi się także saldo debetowe, które oznaczać będzie na przykład że zostały wypłacone zaliczki na poczet wynagrodzeń.

 

Poza w/w operacjami można jeszcze ujmować na stronach konta Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń inne operacje dotyczące wynagrodzeń. Operacje jakie można ujmować na danym koncie po stronie Wn, jak i Ma, opisane są poniżej.

Co powinno się ujmować po stronie Wn tego konta?

  • przelewy (wypłaty) wynagrodzeń oraz zaliczek na poczet przyszłych wynagrodzeń,
  • wypłaty zasiłków oraz innych świadczeń wypłacanych przez jednostkę z upoważnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
  • wszelkiego rodzaju potrącenia na liście płac, np.:
  • składek odprowadzanych do ZUS,
  • zaliczek na podatek od osób fizycznych,
  • należności z tytułu niedoborów i szkód uznanych przez pracowników ponoszących odpowiedzialność materialną za powierzone im mienie pracodawcy,
  • należności osób fizycznych i prawnych – różnego rodzaju składek członkowskich, składek na rzecz związków zawodowych itd.,
  • spłacanych rat pożyczek udzielonych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
  • innych należności,
  • wypłaty z tytułu różnego rodzaju ekwiwalentów zaliczanych do wynagrodzeń, np. dotyczących używania własnych narzędzi pracy, za używanie własnej odzieży roboczej, ale również odszkodowanie powypadkowe oraz odprawy pośmiertne,
  • odpisy przedawnionych zobowiązań z tytułu wynagrodzeń.

Po stronie Wn konta 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń ujmuje się wszelkiego rodzaju zmniejszenia stanu zobowiązań jednostki z tego tytułu.

 

A co powinno się ujmować po stronie Ma tego konta?
Po tej stronie zaewidencjonujemy naliczenie wynagrodzeń i ujęcie ich na listach płac. Do podstawowych zapisów księgowych po stronie Ma konta 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeńmożemy zatem zaliczyć m.in.:

  • naliczenie wynagrodzeń brutto – według listy płac,
  • ujęcie w listach płac różnego rodzaju ekwiwalentów,
  • ujęcie w listach płac odszkodowań powypadkowych i odpraw pośmiertnych,
  • ujęcie w listach płac zasiłków i świadczeń wypłacanych przez jednostkę z upoważnienia ZUS.

 

Co z pomocniczą księgą rachunkową?
Przy prowadzeniu pomocniczej księgi rachunkowej do konta rozrachunków z tytułu wynagrodzeń powinno się prowadzić szczegółową ewidencję do tego konta, tak aby jednostka mogła bez problemu rozliczać wynagrodzenia z poszczególnych podziałem na tytuły czy rodzaje.

Ewidencja ta powinna również być podstawą do poprawnego obliczenia wysokości należnego do zapłacenia podatku dochodowego od osób fizycznych, obliczenia składek ubezpieczeniowych odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zasiłków, rent, wynagrodzeń urlopowych czy innych świadczeń pracowniczych.

Poniżej możecie zobaczyć, jak w uproszczeniu może wyglądać ewidencja wynagrodzeń:

Legena:

1 – zaksięgowanie listy płac i obciążenie nią kosztów działalności jednostki,
2 – zaksięgowanie składek ubezpieczeniowych,
3 – zaksięgowanie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
4 – wypłata wynagrodzenia z kasy firmy (w formie gotówki).

 

Co z rozliczeniem wynagrodzeń?
Dana firma powinna kontrolować zapisy w księgach, w związku z czym do konta rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, powinna być prowadzona kontrola pełnej sumy wynagrodzeń oraz ich poszczególnych części składowych – może być prowadzona na specjalnie w tym celu utworzonym dodatkowym koncie księgowym, np. 251 Rozliczenie wynagrodzeń.

To dodatkowe konto spełnia przede wszystkim dwie podstawowe funkcje. Po pierwsze – ułatwia kontrolę kwot wypłacanych pracownikom z różnych tytułów (często przecież zdarza się, że jeden pracownik otrzymuje wynagrodzenie np. z umowy o pracę oraz umowy zlecenia albo dodatkowo otrzymuje jeszcze wypłatę świadczenia urlopowego). Po drugie – ułatwia ujęcie całościowej kwoty wynagrodzeń i przypisanie jej właściwym kontom księgowym.

Warto pamiętać, że wykorzystanie konta 251 Rozliczenie wynagrodzeń nie jest obowiązkowe, warto jednak je stosować.

  1. Wynagrodzenie w kwocie brutto powinno zostać ujęte w sposób przedstawiony na pierwszych kontach – rysunek poniżej.
  2. Następnie jednostka powinna dokonać przeksięgowania kwoty z konta 251 Rozliczenie wynagrodzeń na odpowiednie konto kosztowe, np. konto 404 Wynagrodzenia.
    Warto podkreślić, że na koniec okresu sprawozdawczego konto 251 Rozliczenie wynagrodzeń nie może wykazywać żadnego salda – rysunek poniżej.
  3. W przypadku gdy jednostka nie dokonuje zapisów na koncie 251 Rozliczenie wynagrodzeń, księgowe ujęcie listy płac – rysunek poniżej.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *