Jak uniknąć pomyłek w tworzeniu korekt

Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym, jak prawidłowo powinna wyglądać wystawiona faktura korygująca, to znaczy, co powinna zawierać tzw. korekta.

Fakturę korygującą wystawia się w przypadkach, gdy wystawiona faktura nie odnosi się do zaistniałej transakcji. Najczęściej wystawia się korektę do faktury w przypadku udzielenia rabatu potransakcyjnego, zwrotu towaru lub zwykłej pomyłki przy generowaniu dokumentu pierwotnego.

Według przepisów prawa (art. 106j ust. 1 ustawy o VAT), faktura korygująca ma zastosowanie, gdy po wystawieniu i wysłaniu faktury dla kontrahenta:

• udzielono rabatu cen – wystawiamy wtedy fakturę korygującą zmniejszającą cenę netto towaru, towarów, usługi transportowej etc, wartość podatku VAT oraz wartość brutto.
• ustalono, że cena powinna być wyższa – faktura korygująca w takim wypadku będzie zwiększała cenę netto, podatek VAT i wartość brutto względem faktury pierwotnej.
• otrzymano zwrot całości lub części towarów – wystawiamy wtedy fakturę korygującą, zmniejszającą ilość sprzedanego towaru (co przekłada się na zmniejszenie pozycji cena netto, podatek VAT, wartość brutto).
• zwrócono nabywcy zaliczkę, całość lub część zapłaty otrzymanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi – korygujemy wtedy do osiągnięcia pożądanej kwoty odpowiednio całość lub część kwot składających się na pierwotną fakturę.
• stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub innej pozycji faktury – korygujemy wtedy odpowiednią pozycję.

Jakie elementy musi zawierać faktura korygująca?

Na fakturze korygującej muszą znaleźć się między innymi:

1. oznaczenie jej rodzaju, a więc czy jest to zwykła faktura czy korekta – nazwa „korekta” lub „faktura korygująca”. Należy tu podkreślić fakt, że na zwykłych fakturach nie trzeba umieszczać żadnej nazwy, jednakże na korekcie, obowiązkowo musi pojawić się adekwatne oznaczenie
2. numer (kolejny) oraz data wystawienia
3. dane faktury pierwotnej (datę jej wystawienia oraz numer, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje).
4. kwotę korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego, z zaznaczeniem, które kwoty dotyczą poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej lub skorygowaną treść pozycji wymagających zmian (należy podać wartości korygowanych pozycji ‘przed korektą’, wartość dokonanej korekty oraz wartość korygowanych pozycji ‘po korekcie’).
5. podanie przyczyny korekty (udzielenie rabatu, zwrot towaru, błąd przy wypisywaniu faktury pierwotnej).

Dodatkowo w przypadkach upustów lub obniżek, konieczne jest wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany upust/obniżka.