Wiadomo nie od dziś, iż nie ma obowiązku oznaczania faktur tytułami „faktura”, czy „faktura VAT”. Jednakże co w przypadku Faktury Pro Forma, która ponoć nie jest kwalifikowana do faktury, tylko oferty?
Jak wspomniano wyżej, ten rodzaj dokumentu uznawany jest za ofertę, a więc informację przedstawiającą potencjalnemu nabywcy przygotowane zamówienie przez sprzedawcę. Nie jest to dokument zobowiązujący i nie jest nazywany fakturą.
W związku z powyższym faktura Pro Forma powinna być oznaczana tytułem „pro Forma”, aby mogła być w łatwy sposób rozróżniona z dokumentem sprzedaży zwanym fakturą. Oby dwa rodzaje dokumentów posiadają identyczne dane, dlatego ważne jest ich odróżnienie.
Dopiero po akceptacji danego dokumentu Pro Forma przez nabywcę, sprzedawca może wystawić fakturę ostateczną, która będzie już miała moc prawną i zostanie uznana za fakturę.