Dokumenty magazynowe są przeznaczone do zarządzania stanami magazynowymi towarów. Rejestrują wszelki obrót towarami – przyjęcie, wydanie, zmiana magazynu (przesunięcie międzymagazynowe), zwrot itp.
Obecnie podejście tradycyjne dokumentacji magazynowej w formie papierowej jest również wspierane wersją nowoczesną, a więc elektroniczną. Wiele firm używa programy magazynowe do wspierania swoich czynności, dzięki czemu ułatwia i przyśpiesza swoją pracę (w tym też kontrolę nad wszelkimi działaniami). Dużym ułatwieniem jest tu również czytnik kodów kreskowych, który także powiązany jest z programami magazynowymi i pozwala zapisywać i łączyć wiele informacji dotyczących towarów i materiałów.
W programach magazynowych można bez problemu definiować dowolną ilość magazynów, co zapewnia pełen podgląd stanów magazynowych i innych wykonywanych operacji we wszystkich magazynach. Również ułatwia to komunikację z Klientem – mamy podgląd do wszelkich stanów magazynowych danych produktów w każdym z magazynów, dzięki czemu możemy dany produkt przesunąć do magazynu innego zakładu.
Dla przykładu, poniżej przedstawiono jeden z programów magazynowych SYSTIM.PL wraz z pełną listą dostępnych dokumentów magazynowych (Rys. 1)
Rys. 1. Lista dokumentów magazynowych w programie Systim.pl
Powyższy program umożliwia wystawianie wszelkich rodzajów dokumentów magazynowych (Rys. 2), na przykład;
Rys. 2 Lista dokumentów magazynowych
Dla pełnego wyjaśnienia, poszczególne dokumenty oznaczają kolejno:
- Przyjęcie:
- PZ – przyjęcie zewnętrzne – na magazyn – dokument ten potwierdza przyjęcie towaru (surowca, produktu, materiału) na magazyn. Wystawia się go na podstawie innego dokumentu, potwierdzającego dostawę (faktura zakupu lub WZ dostawcy)
- MM – przesunięcie międzymagazynowe – pozwala na przesunięcie towaru z jednego magazynu do innego magazynu.
- ZW – zwrot wewnętrzny – dokument rejestruje zwrotu materiału. Powodem zwrotu może być na przykład: uszkodzony materiał, zła jakość materiału, pobranie zbyt dużej ilości materiału itp.
- PRW – protokół wprowadzenia – powoduje podobnie, jak przyjęcie na magazyn, wprowadzenie produktu do wybranego magazynu, natomiast dokument ten nie zawiera kontrahenta, gdyż jest to dokument wewnętrzny.
- Wydanie:
- WZ – wydanie zewnętrzne – z magazynu – dokumentuje rozchód materiału przeznaczonego na sprzedaż lub do nieodpłatnego przekazania.
- WW – wydanie wewnętrzne – dokument używany do wydania np. narzędzi z magazynu dla pracownika, które może później zwrócić do magazynu, jako zwrot wewnętrzny.
- WP – wydanie na produkcje – oznacza wydanie potrzebnych produktów bądź materiałów na produkcję
- Inwentaryzacja
- INW – inwentaryzacja – specjalny rodzaj dokumentu, który określa stan magazynowy na dany moment czasu.
Wszystkie rodzaje dokumentów magazynowych:
Pz – przychód zewnętrzny
PzImp – przychód zewnętrzny – import
Pw – przychód wewnętrzny
Wz – wydanie z magazynu
Rw – rozchód wewnętrzny
MM- – przesunięcie międzymagazynowe – rozchód
MM+ – przesunięcie międzymagazynowe – przychód
Pr- – protokół różnic – umniejszenie przychodu
Pr+ – protokół różnic – przychód
KPz – przychód zewnętrzny Korekta
KPzImp – przychód zewnętrzny – import Korekta
KPw – przychód wewnętrzny Korekta
KWz – wydanie z magazynu Korekta
KRw – rozchód wewnętrzny Korekta
KMM- – przesunięcie międzymagazynowe – rozchód Korekta
KMM+ – przesunięcie międzymagazynowe – przychód Korekta
ZPz – przychód zewnętrzny Zwrot
ZPzImp – przychód zewnętrzny – import Zwrot
ZPw – przychód wewnętrzny Zwrot
ZWz – wydanie z magazynu Zwrot
ZRw – rozchód wewnętrzny Zwrot
ZMM- – przesunięcie międzymagazynowe – rozchód Zwrot
ZMM+ – przesunięcie międzymagazynowe – przychód Zwrot
ZKPz – przychód zewnętrzny Zwrot do korekty
ZKPzImp – przychód zewnętrzny – import Zwrot do korekty
ZKPw – przychód wewnętrzny Zwrot do korekty
ZKWz – wydanie z magazynu Zwrot do korekty
ZKRw – rozchód wewnętrzny Zwrot do korekty
ZKMM- – przesunięcie międzymagazynowe – rozchód Zwrot do korekty
ZKMM+ – przesunięcie międzymagazynowe – przychód Zwrot do korekty
BO – bilans otwarcia na magazynie