Jakie wydatki z podróży służbowej przedsiębiorcy mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

Co to jest podróż służbowa przedsiębiorcy?
Za taką podróż uznaje się podróż służbową osoby, która prowadzi własną działalność gospodarczą, a więc jest przedsiębiorcą i wykonuje zadania w ramach prowadzonej działalności, ale poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności.

Jakie są wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów?
Oczywiście przedsiębiorca może zaliczyć wszelkie poniesione i udokumentowane wydatki związane z podróżą służbową do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże wydatki te muszą być dodatkowo potwierdzone dowodem, iż poniesione wydatki zostały poniesione dla celów osiągnięcia przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 updof.

Do wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów należą:

  1. Koszty przejazdu
    Jeżeli ponoszone są koszty podróży środkiem transportu, takim jak pociąg, autobus, prom, samolot etc. należy zachować bilet z widniejącą poniesioną ceną za dany przejazd. Jeśli jednak środkiem transportu był samochód to wszelkie koszty poneisione na przejazd, to paliwo, opłaty za parking, przejazdy drogami płatnymi, mycie samochodu czy naprawa i holowanie etc. Oczywiśce podstawowym dowodem służacym rozliczeniu jest faktura, rachunki czy paragon (np. za przejazd autostradą). Wszelkie te dokumenty muszą być zachowane. 

    Należy tu jeszcze podkreślić, że na wydatki związane z parkowaniem samochodu, udokumentowane biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy, sporządza się dowód wewnętrzny i dołącza do niego posiadany dokument.Wydatki poniesione za granicą, na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Na ich odwrocie należy wpisać dane przedsiębiorcy oraz rodzaj zakupionego towaru.

  2. Koszty noclegu
    Wszelkie koszty noclegu, które są potwierdzone fakturą lub rachunkiem w określonej wysokości.
  3. Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej
    Koszty dojazdu środkami komunikacji, które muszą być potwierdzone biletem lub innym dokumentem, tak aby widoczna była poniesiona kwota za dany przejazd/kurs wybranym środkiem transportu miejskiego.
  4. Inne wydatki
    Inne wydatki to koszty poniesione na przykład na bilety wstępu na targi czy wystawy, pokazy oraz wydatki związane z wszelkimi opłatami dodatkowymi, jak koszty przejazdu płatna autostrada czy koszty parkingu, za bagaż i tym podobne. Oczywiście koszty te musza być potwierdzone faktura lub rachunkiem.
  5. Dieta
    Dodatkowo przedsiębiorcy i osobie współpracującej przysługują diety do wysokości diet przysługujących pracownikom. Tak wiec wszelkie wydatki na wyżywienie. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. A dokumentem potwierdzającym jest dowód wewnętrzny zwany rozliczeniem podróży służbowej. Oprócz diet przedsiębiorcy nie przysługują żadne ryczałty.

Co jeżeli kwoty na dokumentach potwierdzających są w walucie obcej?
Jeżeli kwoty na dokumentach księgowych wyrażone są w walucie obcej, przedsiębiorca jest zobowiązany do przeliczenia jej na złoty.

Przedsiębiorca przelicza koszty podróży służbowej w następujący sposób:

  • w przypadku wydatków faktycznie ponoszonych (np. opłata za przejazd autostradą, nocleg) – wg kursu śr. NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą,
  • w przypadku diety – wg kursu śr. NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *