Kiedy trzeba stosować kilometrówkę?

W działalności gospodarczej nierzadko wykorzystuje się samochody. Wszelkie koszty związane z ich utrzymywaniem można doliczyć do rozchodów firmy, odliczając je od kosztów jej prowadzenia.

Rozliczenie we wspomnianych kosztach wydatków związanych z użytkowaniem różnych samochodów osobowych wiąże się jednak z koniecznością prowadzenia ewidencji przebiegu danego samochodu.

Jeśli pragniesz dowiedzieć się, w jaki sposób przygotować taką ewidencję oraz na bieżąco ją uzupełniać, koniecznie powinieneś przeczytać ten artykuł. W szczególności powinieneś jednak wiedzieć, że dotyczy to tylko wybranych pojazdów, a nie wszystkich aut wykorzystywanych w firmie.

Pojazdy, dla których trzeba prowadzić ewidencję

Zasadniczo w obowiązującej ustawie nie istnieje żaden wymóg prowadzenia ewidencji przebiegu auta dla każdego firmowego samochodu osobowego.

Taka konieczność odnosi się niemal wyłącznie do sytuacji wykorzystywania przez będącego osobą fizyczną właściciela firmy własnego pojazdu, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, określających wyposażenie przedsiębiorstwa.

Przepis ten dotyczy także prywatnych samochodów przedsiębiorcy, jak również pojazdów osobowych, które użytkuje on w oparciu o użyczenie albo umowę najmu lub dzierżawy.

Kilometrówki znajdują swoje zastosowanie również w wypadku użycia przez pracownika własnego lub cudzego samochodu w celu odbycia nim podróży służbowej w bardziej, lub mniej oddalone miejsca. Tyczy się to zarówno sytuacji doraźnych podróży, jak i regularnie odbywanych jazd lokalnych.

Jeśli natomiast chodzi o osoby prawne, mogą one odliczać od podatku dochodowego wydatki związane z wykorzystywaniem samochodów niebędących składnikiem majątku podatnika. Służy temu oczywiście właściwie prowadzona ewidencja. Kilometrówek natomiast nie rozlicza się w przypadku pojazdów wchodzących w skład majątku danego podatnika, jak również w wypadku samochodów osobowych wziętych w leasing oraz stanowiących firmowe środki trwałe.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu?

Dzięki ewidencji przebiegu pojazdu podatnik zyskuje możliwość limitowania wartości kosztów użytkowania samochodów osobowych poprzez odliczenie jej od kosztów podatkowych firmy.

Wysokość wspomnianego limitu została ustalona w oparciu o pomnożenie liczby przejechanych przez dany samochód kilometrów oraz stawki za każdy przejechany kilometr. Nie przewidziano żadnego uniwersalnego wzoru wspomnianej ewidencji, wskazano jednak na dane, które musi ona w sobie obowiązkowo mieścić.

Chodzi tutaj przede wszystkim o imię, nazwisko oraz adres zameldowania danej osoby, która użytkuje pojazd, a także numer rejestracyjny auta, pojemność jego silnika, dalsze numery wpisu, termin wyjazdu oraz jego cel, wskazanie miejsca wyjazdu i dojazdu, ilość faktycznie przebytych w trakcie tego wyjazdu kilometrów, obowiązująca stawka za 1 km, iloczyn obu wspomnianych powyżej wartości. W ewidencji przebiegu pojazdu musi także znaleźć się podpis pracodawcy będącego podatnikiem, jak również jego dane osobowe.

Oprócz wspomnianych obowiązkowych danych, w ewidencji czasu pojazdu można zawrzeć również inne informacje, które pracodawca uzna za niezbędne do właściwego udokumentowania przebiegu pojazdy w danej sytuacji.

Podmiotem odpowiedzialnym za prowadzenie ewidencji pojazdu jest zawsze pracownik, który w danym momencie odbywa podróż służbową. W przypadku braku prowadzenia wspomnianej ewidencji podatnikowi nie przysługuje prawo do wliczenia kosztów związanych z użytkowaniem samochodu do wydatków firmowych.

Dokumentowanie wydatków w ewidencji

Warto pamiętać o tym, że samo prowadzenie ewidencji nie przesądza jeszcze o możliwości zaliczenia kosztów związanych z używaniem samochodów do wydatków firmowych.

Wspomniane koszty i ich zasadniczą wysokość należy bowiem udokumentować za pomocą rachunków i faktur wystawionych na przykład przez stację benzynową. Dzięki ewidencji przebiegu pojazdu można ustalić limit kosztów wydatków ponoszonych na jazdę samochodem osobowym. Do wyznaczenia tego limitu służy kilometrówka, dzięki której można określić, które udokumentowane wydatki zostały faktycznie przeznaczone na użytkowanie samochodu w celach służbowych.

Przedsiębiorcy przysługuje prawo do obciążenia tymi wydatkami kosztów funkcjonowania firmy.

Limitowane wydatki

Nie ma właściwie jasności co do tego, w jaki sposób należy rozumieć pojęcie użytkowania samochodu.

W praktyce za te wydatki uważa się przede wszystkim koszty zakupu paliwa, części zamiennych, oleju, wydatki ponoszone na remonty i naprawę, a także przeglądy techniczne pojazdów, koszty ich mycia, opłaty za przejazd autostradą, jak również składki na ubezpieczenie danego samochodu, z uwzględnieniem pewnych warunków prawnych zawartych w odpowiednich ustawach.

Do tych wydatków nie można natomiast zaliczyć kosztów wynajmowania samochodów osobowych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, a to z uwagi na fakt, że nie stanowią one wymaganych przez kilometrówkę kosztów eksploatacyjnych w szerokim rozumieniu tego pojęcia.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *