Kiedy trzeba wypełniać kilometrówkę?

Nieodłączny zestaw w podróży służbowej to nawigacja, kubek termiczny wypełniony po brzegi mocną kawą, drobne na opłaty parkingowe i kajet z długopisem. Wydawałoby się, że w dzisiejszych czasach pewne rzeczy odchodzą do lamusa. Nic bardziej mylnego! Ten zeszyt, to rzeczowy dowód skrupulatnego prowadzenia kilometrówki.

Dzisiejszy artykuł poświęcimy rozwianiu wszelkich wątpliwości na temat obowiązku wypełniania kilometrówki w czasie podróży służbowych.

Co to jest kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdu, a popularniej kilometrówka, to dokument, który pozwala wliczyć pewne wydatki poniesione z tytułu użytkowania auta w koszty prowadzenia działalności. Dotyczy to pojazdów wykorzystywanych do pracy na rzecz firmy. Kilometrówka obejmuje wydatki paliwowe w związku z kilometrami przejechanymi w celach służbowych oraz koszty poboczne. O ile ta pierwsza część jest jasna, do drugiej zalicza się wszelkie wydatki niezbędne do korzystania z pojazdu. Są to zatem kwoty wydane na ubezpieczenie i rejestrację, przeglądy oraz wszelkie płyny. Należy jednak mieć na uwadze, że wysokość tych wydatków w danym miesiącu rozliczeniowym jest ograniczona do ściśle określonej kwoty.

Kto zobowiązany jest wypełniać kilometrówkę?

Otóż zapisy te dotyczą pracowników odbywających podróż służbową, którzy chcą uzyskać zwrot kosztów od pracodawcy. Trochę inaczej sytuacja kształtuje się w odniesieniu do przedsiębiorców.

Istotne zmiany od 2019 roku!

W prawie polskim z nastaniem 2019 roku nadeszły nowe zmiany, które określa ustawa z dnia 23 października 2018 roku. Przedsiębiorca nie jest już zobligowany do skrupulatnego prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, by zaliczyć wydatki związane z użytkowaniem auta na poczet kosztów firmowych. Dotyczy to prywatnych samochodów, które wykorzystywane są do celów służbowych. W tym przypadku kilometrówka została zniesiona na rzecz limitu ryczałtowego kosztów w wysokości 20%.

Ustawa nie działa w stosunku do przedsiębiorców, którzy do podróżowania wykorzystują samochody firmowe. Są to pojazdy wliczone w ewidencję środków trwałych, najęte lub leasingowe. Obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji pojazdu jest dokumentem udowadniającym ich prawo do odliczenia 100% kosztów eksploatacyjnych w KPiR. Jeżeli taki przedsiębiorca zaniecha prowadzenia kilometrówki, będzie miał możliwość odliczenia jedynie 75% kosztów poniesionych z tytułu eksploatacji samochodów firmowych.

Prawidłowo wypełniona kilometrówka

Nie istnieje urzędowy wzór prowadzenia ewidencji. W ustawie jest jedynie wzmianka o podstawowych danych, które powinna zawierać kilometrówka. Są to:

  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • daty – dokładny termin określający początek i koniec prowadzenia ewidencji,
  • stan licznika – ilość kilometrów na początku oraz z dniem zakończenia prowadzenia tej ewidencji,
  • ilość przejechanych kilometrów,
  • wykorzystanie pojazdu.

Ostatni punkt to szczegółowy opis sporządzony przez kierowcę, w którym każdorazowe wykorzystanie auta powinno być opatrzone przez niego numerem. Wpis musi także zawierać datę, opis celu podróży oraz ilość pokonanych kilometrów. Wszystkie te informacje kierowca potwierdza swoim podpisem (imię i nazwisko).

Kilometrówka a pracownik

Prowadzenie ewidencji pojazdu przez pracownika następuje w chwili, gdy pracodawca zdecyduje się zwrócić koszty paliwowe pojazdu prywatnego, który użytkowany jest także do celów służbowych. W myśl ustawy w grę wchodzi samochód osobowy, motocykl i motorower. W tym przypadku wypełnienie kilometrówki to dowód potrzebny do zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów, ale również forma uzyskania przychodu przez przedsiębiorcę, który może to odliczyć od podatku.

Obliczanie kilometrówki następuje poprzez proste działanie mnożenia liczby przejechanych w danym okresie rozliczeniowym kilometrów przez stawkę wskazaną w rozporządzeniu Ministra Finansów. Zgodnie z tym pracownik za przejechanie jednego kilometra otrzyma odpowiednio:

  • 0,5214 zł w przypadku poruszania się samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika do 900cm3, natomiast 0,8358 zł, gdy pojemność ta przekracza 900cm3,
  • 0,2302 zł za kilometr trasy przejechanej motocyklem,
  • 0,1382 zł przy poruszaniu się motorowerem.

Obliczenia te dają obraz kosztów, które przedsiębiorca może odliczyć od podatku. Należy pamiętać, że w przypadku kilometrówki nic nie przepada, gdyż działa narastająco w skali roku. Każda nadwyżka zostanie zatem uwzględniona w kolejnym miesiącu rozliczeniowym.

Kiedy kilometrówka jest zbędna?

Istnieją sytuacje, gdy prowadzenie zapisów kilometrówki nie jest konieczne. Dzieje się tak w sytuacji, gdy:

  • przedsiębiorca rozlicza się z fiskusem poprzez ryczałt lub używa karty podatkowej (wtedy podatek nalicza się od całego dochodu),
  • w przypadku każdego innego samochodu, który nie jest pojazdem osobowym,
  • gdy samochód użytkowany na cele prowadzenia działalności jest objęty umową leasingową,

Kilometrówka nie obejmuje także czynszu za wynajem pojazdu osobowego lub samochodu zastępczego na krótki czas. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy przedsiębiorca ponosi koszty zakupu paliwa lub inne wydatki związane z eksploatacją takiego auta. Musi prowadzić kilometrówkę, gdy chce te koszty ująć w KPiR.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *