Kiedy wystawić rachunek do umowy zlecenia i co musi zawierać?

Umowa zlecenie to pewien specyficzny typ umowy cywilnoprawnej. W oparciu o nią zatrudnia się wiele osób, które na jej podstawie współpracują z pracodawcą nie w roli pracownika, ale zleceniobiorcy. Reguły funkcjonowania tego rodzaju umów zostały uregulowane w stosownych przepisach Kodeksu Cywilnego.

Zwykle zawierają ją właściciele firm z osobami, które nie mają własnej działalności gospodarczej, koszty wzajemnego kooperowania dwóch podmiotów na jej podstawie okazują się bowiem mniejsze niż ma to miejsce, na przykład w przypadku umowy o pracę.

Do umowy zlecenia zwykle wystawia się rachunki, które dokumentują różne wydatki związane z tą umową, a zatem na przykład pensję, podatek dochodowy, składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne itp.

Uwarunkowania prawne

W Kodeksie cywilnym opisuje się jedynie zasadniczą istotę umowy zlecenia. O samych rachunkach związanych z tą umową wspomina się jednak w Ordynacji podatkowej.

W oparciu o Rozdział 12 tej ordynacji zleceniobiorca na wyraźne żądanie zleceniodawcy musi wystawić rachunek za zrealizowane w danym czasie zlecenie.

Ma to ogromne znaczenie przede wszystkim dla samego przedsiębiorstwa, umożliwia mu bowiem udokumentowanie kosztów związanych z wykonaniem konkretnej usługi przez osobę fizyczną, niebędącą równocześnie przedsiębiorcą.

O konieczności wystawienia rachunku za umowę zlecenie musi informować wspomniana umowa zawierana pomiędzy stronami. Jeśli w danej umowie zabraknie stosownego zapisu o wymogu przygotowania takiego rachunku, oznacza to, że zleceniobiorca jest zwolniony z tego obowiązku.

Warto mieć na uwadze, że rachunki wystawione do umowy zlecenie są jedynymi dozwolonymi w świetle prawa rachunkami opracowywanymi przez osoby nieposiadające własnej firmy. W pozostałych sytuacjach bowiem prawo do wystawiania takiego rachunku przysługuje wyłącznie osobom prowadzącym własną działalność gospodarczą.

Postać rachunku za umowę zlecenie

Choć obowiązek wystawiania rachunku za umowę-zlecenie odnosi się do zleceniobiorcy, w praktyce zazwyczaj przygotowywaniem tego rodzaju dokumentów zajmuje się zleceniodawca. Jest to spowodowane przede wszystkim małą biegłością osób niebędących przedsiębiorcami w dziedzinie przygotowywania dokumentacji księgowej.

W rachunku powinny znaleźć się różne elementy. Za najważniejsze z nich uznaje się dane osobowe obu stron zawierających umowę, a także numer rachunku i data jego wystawienia. Należy także w tego rodzaju rachunku poinformować o tym, jakiego przedmiotu lub usługi dotyczyła umowa oraz jaką sumę zleceniodawca powinien zapłacić zleceniobiorcy za wykonane zadanie bądź projekt. Dodatkowo (choć nie jest to obowiązkowe) w rachunku można uwzględnić także kwotę ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnych wpłacanych do ZUS, a także sumę podatku dochodowego, który trzeba opłacić od danej umowy.

Rozliczanie elektroniczne

Rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę nie musi koniecznie występować w postaci papierowej, obecnie coraz częściej bowiem przygotowuje się go w formie elektronicznej.

Dzieje się tak, gdyż w prawie nie istnieje zapis wymagający od stron własnoręcznego podpisywania rachunków. Jeśli jednak ostatecznie zrezygnujemy z podpisu, powinniśmy zdawać sobie sprawę z tego, że może to rodzić różnego rodzaju problemy natury prawnej na wypadek, gdyby pomiędzy zleceniobiorcą a zleceniodawcą doszło do jakiegoś sporu rozstrzyganego w ramach postępowania sądowego.

Rachunki bez własnoręcznego podpisu nie mogą bowiem stanowić żadnego dowodu z jednej strony pobrania konkretnej należności, a z drugiej jej faktycznego przysługiwania osobie, która wykonała konkretne zlecenie. Stąd też zaleca się, aby rachunek po wystawieniu i opłaceniu należności został podpisany przez obie strony – tak wystawcę zlecenia, jak i jego wykonawcę.

W przypadku wypłacania wynagrodzenia w gotówce należy na rachunku zawrzeć stosowną adnotację poświadczającą przyjęcie zapłaty. Jeśli natomiast strony umówiły się na zapłatę należności za pośrednictwem przelewu, rachunek powinien zostać opatrzony terminem płatności oraz numerem konta bankowego zleceniobiorcy.

Składki ZUS przy umowie-zlecenie

W większości wypadków umowy zlecenie muszą być oskładkowane. Stąd też od zleceniobiorcy wymaga się, aby określił on, czy dysponuje innym niż dana umowa zlecenie tytułem do ubezpieczenia społecznego, co doprowadziłoby do zbiegu tych ubezpieczeń.

Prawidłowe zgłoszenie wykonawcy zlecenia do ubezpieczeń stanowi najważniejszy warunek prawidłowego naliczenia składek ZUS, W rachunku do umowy zlecenia zamieszcza się wyłącznie składki, które musi opłacić zleceniobiorca, stanowiące de facto potrącenia z jego wynagrodzenia. Nie zawiera się tam natomiast żadnych elementów opłacanych przez zleceniodawcę z własnych środków.

Kwotę wynagrodzenia netto przysługującego zleceniobiorcy za realizację zleconego zadania oblicza się w oparciu o odgórnie ustalony wzór. Trzeba przy tym jednak ustalić, czy dana osoba posiada inne zatrudnienie, czy też nie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *