Obecnie w dobie technicyzacji i automatyzacji wielu dziedzin ludzkiego życia wiele spraw urzędowych można załatwić właściwie bez konieczności wyjścia z domu. Dotyczy to również spraw firmowych. W dzisiejszych czasach zatem przedsiębiorca nie musi biegać od urzędu do urzędu, żeby na przykład otrzymać jakąś dotację, złożyć PIT czy zmodyfikować deklarację ZUS.
Wystarczy posiadać w tym celu tzw. profil zaufany, za pomocą którego pomyślnie realizuje się większość wyżej wymienionych spraw. Trzeba jednak pamiętać również o tym, że większość urzędowych dokumentów wymaga podpisu. Tutaj z pomocą przychodzi nam tzw. podpis elektroniczny. Warto zdać sobie sprawę z tego, czym różnią się od siebie profil zaufany oraz podpis elektroniczny.
Czym one są?
Za podpis elektroniczny należy uważać pewne dane świadczące o identyfikacji konkretnej osoby w formie elektronicznej. Złożenie takiego podpisu równoznaczne jest z poświadczeniem konkretnego dokumentu w tradycyjny sposób, za pomocą własnoręcznego podpisu.
Produkt ten cechuje komercyjność. Niekiedy składa się także kwalifikowane podpisy elektroniczne. Do tego trzeba jednak wykorzystać specjalne urządzenie, a on sam bazuje na kwalifikowanym certyfikacie. Z kolei profil zaufany charakteryzuje się nie komercyjnością. Jest to również podpis, za pomocą którego dokumentuje się tożsamość dzięki odwołaniu do numeru PESEL. Sięga się po niego przede wszystkim w kontaktach internetowych z urzędami. Czyni się to poprzez platformę ePUAP, za pomocą której załatwia się różne sprawy urzędowe.
Podstawowe różnice pomiędzy profilem zaufanym a podpisem elektronicznym
Oba rodzaje podpisów pełnią podobne funkcje, umożliwiając przedsiębiorcom dostęp do urzędu o każdej porze dnia i nocy. Różni je jednak kilka podstawowych kwestii. Przede wszystkim za pomocą profilu zaufanego można załatwić tylko sprawy urzędowe, takie jak na przykład deklaracje opłacania ZUS, złożenie stosownych formularzy w urzędzie skarbowym, zarejestrowanie firmy, zmiana jej danych itp.
Zastosowanie podpisu elektronicznego jest natomiast znacznie szersze i rozciąga się ono nie tylko na kwestie czysto urzędowe, ale także inne, takie jak na przykład podpisywanie e-maili, dokumentów tekstowych zapisanych w formacie WORD lub PDF itp. Trzeba też pamiętać o tym, że profil zaufany jest nieodpłatny w przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, za który trzeba uiścić stosowną opłatę.
Ważność podpisu elektronicznego trwa zazwyczaj nie dłużej niż dwa lata, za jego przedłużenie trzeba zatem dodatkowo zapłacić, przy czym opłatę tę cechuje niższa niż przy zakupie wartość. Z kolei ważność profilu zaufanego wynosi trzy lata, a jego przedłużenie jest bezpłatne.
Zakładanie Profilu Zaufanego
Do uzyskania profilu zaufanego niezbędne jest założenie konta na portalu „profil zaufany”. Potem trzeba wypełnić wniosek o jego potwierdzenie, a następnie w ciągu dwóch tygodni zgłosić się w jednym z punktów potwierdzających wraz z dowodem osobistym, dokumentującym tożsamość. Podpis elektroniczny sprawia, że profil zaufany można uzyskać bez konieczności wyjścia z domu, tak samo działa też potwierdzanie przy pomocy bankowości elektronicznej.
Informacje zawarte w profilu zaufanym odnoszą się do danych osobowych, numeru PESEL, loginu, a także e-maila. Dokumenty podpisuje się profilem zaufanym dzięki kliknięciu myszką w stosowny przycisk. Prowadzi to do przekierowania do logowania do profilu zaufanego, a później trzeba wpisać we wskazane miejsce kod autoryzacyjny przesłany na maila lub SMS-a. Później następuje powrót do systemu klienckiego.
Uzyskiwanie podpisu elektronicznego
Tego rodzaju podpisy kupuje się u certyfikowanych dostawców, których nadzór leży w gestii Ministra Cyfryzacji.
Aby otrzymać taki podpis, poza uiszczeniem opłaty, której wysokość uzależniona jest od długości ważności oraz rodzaju urządzenia służącego do składania podpisu, należy zawrzeć z dostawcą umowę subskrypcyjną, a następnie osobiście potwierdzić swoją tożsamość w centrum certyfikacji. Później instaluje się otrzymane oprogramowanie. Do złożenia podpisu wymagane jest włożenie karty do czytnika kart oraz uruchomienie oprogramowania. Potem klika się przycisk „podpisz”, wybierając odpowiedni dokument do podpisania. Potem wpisuje się PIN we wskazane miejsce.
Podpisywanie przychodem
W przypadku PIT-ów, deklaracji VAT oraz JPK_VAT istnieje możliwość podpisania ich przy wykorzystaniu kwoty przychodu. Czyni się to za pośrednictwem określonego programu księgowego lub systemu e-deklaracje, może do tego służyć również Twój e-PIT.
Możliwość złożenia takiego podpisu posiada jedynie osoba, która osiągnęła dany przychód, nie może zatem uczynić to za nią na przykład księgowy. Podpisywanie przychodem dotyczy dwóch wcześniejszych lat niż obecny rok. Podpisanie dokumentów w sieci za pomocą kwoty przychodu traktuje się jako własnoręczny podpis konkretnej osoby. Niezbędne dane to imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL lub NIP, a także kwota przychodu sprzed dwóch lat wykazana w stosownej deklaracji rocznej PIT.