Rozliczenie kosztów podróży slużbowej i wartości diet

Zdarza się, że dla przedsiębiorcy lub jego pracowników konieczne są podróże służbowe, aby pozyskać nowych klientów lub podpisać umowy z konkretnymi kontrahentami. Niekiedy pracownicy zgłaszają chęć odbycia szkolenia poza miejscem pracy lub chcą uczestniczyć w targach pracy (w formie promocji firmy), co również znajduje uzasadnienie konieczności odbycia podróży służbowej.

W takich wypadkach (w/w) można część wydatków poniesionych na wyjazd służbowy zaliczyć do kosztów podatkowych. Całe rozliczenie podróży służbowej musi być jednak udokumentowane dowodem wewnętrznym, aby można było wyjazd ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Na dowodzie wewnętrznym muszą znaleźć się przede wszystkim takie dane, jak:
•    Imię i nazwisko
•    Cel podroży
•    Nazwę miejscowości docelowej
•    Liczbę godzin i dni przebywania w podroży służbowej (data i godzina wyjazdu oaz powrotu)
•    Stawkę i wartość przysługujących diet

Warto tutaj jeszcze podkreślić, że do rozliczenia potrzebne będą również dokumenty potwierdzające poniesione koszty na cele wyjazdu. Należy te dokumenty dołączyć do rozliczenia. Jeżeli jednak nie ma możliwości udokumentowania danych wydatków przez pracownika (np. nie posiada on rachunku lub faktury potwierdzającej dane zdarzenie), może on złożyć oświadczenie wraz z podaniem w nim przyczyn o braku możliwości otrzymania takich dokumentów.

Posiadanie w/w dokumentów, a więc dowodów potwierdzających wyjazdy służbowe jest również koniecznie w razie kontroli. Dokumenty jakie warto trzymać, to: bilety za podróż komunikacją wraz z uwidocznioną datą i godziną przejazdu, faktury za ewentualny nocleg, korespondencję z klientem czy kontrahentem (w ramach potwierdzenia celu wyjazdu), wszelkie dokumenty czy umowy, które zostały podpisane w trakcie wyjazdu oraz faktury/rachunki czy bilety wstępu na szkolenia lub targi – jeżeli taki był cel danego wyjazdu.

RYCZAŁT, GDY PRACODAWCA NIE ZAPEWNI ŚWIADCZEŃ – dla pracownika
Jeżeli jednak pracodawca nie zapewni pracownikowi noclegu czy przejazdu komunikacją miejską (lub inną), to dany pracownik może ubiegać się o zwrot poniesionych wydatków za wyjazd służbowy. Jednakże trzeba podkreślić, że zwroty takie są limitowane ustawą.

Kiedy należy rozliczyć podroż służbową?
Przedsiębiorca zobowiązany jest do rozliczenia swojej podróży służbowej lub swoich pracowników w przeciągu 14 dni od daty zakończenia danej podróży – termin rozliczenia delegacji jest regulowany przepisami, wg rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

 

Dowód wewnętrzny wypisywany w programie Systim z dokładnymi danymi do uzupełnienia i przelicznikiem konkretnych wartości:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *