Z jakich elementów składa się nota księgowa?

Osoby, które posiadają organizacje pozarządowe czasami zmuszone są do wystawiania not księgowych i zastanawiają się z jakich elementów danych powinna się ona składać.

Według przepisów prawa nie ma żadnego określonego wzoru wyglądu noty księgowej, ale musi ona stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Oznacza to, że dana nota musi spełniać warunki określone w ustawie o rachunkowości – art. 21 dla dowodów księgowych.

W związku z powyższymi przepisami prawa, nota musi zawierać podstawowe elementy danych takie jak:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (np. „nota księgowa nr …”),
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących rozliczenia,
  • opis operacji oraz jej wartość,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (podpis księgowego).

Warto wspomnieć, iż wystawiona nota nie musi posiadać podpisu odbiorcy, wystarczy podpis wystawcy. Jednakże nie ma żadnych zastrzeżeń do stosowania obydwóch podpisów na dokumencie. Najczęście spotyka się jednak podpis osoby sporządzającej dokument (np. księgowego) i osoby upoważnionej w organizacji do zatwierdzania takich dokumentów (np. prezesa, dyrektora, członka zarządu).

Jak wspomniano już wcześniej, przepisy prawa nie określają wzoru graficznego dla noty księgowej, dlatego też przyjmuje ona różne formy, ale jest wystawiana pod różnymi nazwami, np. nota obciążeniowa, nota uznaniowa, nota obciążeniowo-uznaniowa.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *