Miesiąc: czerwiec 2019

Coraz częściej spotykamy się z ofertami pracy, które posiadają atrakcyjną ofertę dla pracownika. Pracodawca, chcąc zatrudnić dobrego pracownika, musi zaproponować mu atrakcyjną ofertę pracy, dlatego też poza wynagrodzeniem są mu oferowane dodatkowe benefity, między innymi pakiety medyczne. W dzisiejszym artykule dowiedzą się Państwo czy należy wykazywać je w deklaracji VAT -7 ?

Osoby zatrudniane na umowy o pracę mogą korzystać z oferowanych im przez pracodawcę dodatkowych świadczeń finansowanych ze środków obrotowych firmy np. z pakietów medycznych w zakresie ochrony i profilaktyki zdrowia oraz ochrona ubezpieczeniowa, udzielane zainteresowanym pracownikom nieodpłatnie, bądź za częściową odpłatnością.

Cechą wspólną wszelkich pakietów medycznych jest to, że objęte są zwolnieniem z VAT, czyli w związku z ich zakupem przez pracodawcę nie występuje podatek naliczony, który pracodawca mógłby odliczyć. Nie oznacza to jednak, że udzielając ich pracownikom, pracodawca nie jest obowiązany rozliczyć VAT analogicznie, jak przy sprzedaży tego rodzaju usług.

Obowiązujące przepisy zasadniczo nie obligują pracodawców do zapewnienia pracownikom darmowej opieki medycznej, czy ochrony ubezpieczeniowej w zakresie wykraczającym poza badania pracownicze oraz ubezpieczenia obowiązkowe. Jeżeli pracodawca, pomimo braku takiego obowiązku, organizuje osobom zatrudnionym tego rodzaju świadczenia, to wówczas należy zaliczyć je do działań ukierunkowanych na zaspokojenie prywatnych potrzeb tych osób. Taka kwalifikacja z kolei oznacza, że pracodawca, udzielając darmowych świadczeń, z reguły wykonuje nieodpłatne usługi na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą i tym samym podlegające opodatkowaniu VAT. Aby jednak prawidłowo ustalić skutki udzielania pracownikom świadczeń uprzednio nabytych przez pracodawcę ze zwolnieniem z VAT, należy odrębnie odnieść się do sytuacji, w których: pracownik przenosi za nie, chociażby częściową odpłatność bądź uzyskuje je nieodpłatnie.

1. usługa za odpłatnością – gdy od pracownika pobierana jest pełna bądź częściowa odpłatność za pakiety medyczne czy ubezpieczenie, ma wówczas miejsce odsprzedaż (refakturowanie), pracodawca nabywa bowiem usługi we własnym imieniu, tnz. zamawia i płaci za te usługi oraz otrzymuje wystawioną na siebie fakturę, po czym pobiera zapłatę od pracowników, którzy bezpośrednio z tych usług korzystają. Nie jest przy tym ważne czy kwota uiszczana przez pracownika odzwierciedla cenę zakupu usługi, czy pracodawca odsprzedaje ją pracownikowi na preferencyjnych warunkach (np. za 1 zł). Z tytułu takiej „odsprzedaży” pracodawca powinien wykazać w deklaracji VAT-7 obrót z tytułu świadczenia usług, stosując przy tym właściwą stawkę VAT. W odniesieniu do tzw. pakietów medycznych oraz ubezpieczeniowych – przy zachowaniu ustawowych warunków – odsprzedaż powinna nastąpić ze zwolnieniem od podatku.
2. nieodpłatnie- druga z sytuacji dotyczy zapewniania pracownikom darmowych świadczeń medycznych oraz ubezpieczeniowych. W tym wypadku zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów ustawy o VAT wydaje się, że z punktu widzenia pracodawcy również będzie miało miejsce świadczenie usług objętych opodatkowaniem VAT, które powinny zostać ujęte w deklaracji VAT-7. Taki pogląd prezentują niektóre organy podatkowe w wydawanych interpretacjach, w których nie tylko wskazują na konieczność wykazania sprzedaży zwolnionej z tytułu nieodpłatnego świadczenia usług objętych zwolnieniem, ale dodatkowo podkreślają, że obrót ten należy uwzględnić przy wyliczaniu współczynnika odliczenia VAT.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność handlową, jeśli osiągają z jej tytułu dochody wyższe niż 20 tys. zł w skali całego roku, a jego klientami są osoby fizyczne nieprowadzące własnych przedsiębiorstw, powinni posiadać kasy fiskalne. Za posiadaniem takiej kasy idzie szereg obowiązków, których musi spełnić przedsiębiorca, aby faktycznie zadośćuczynić ciążącym na nim zobowiązaniom podatkowym, nie popełniając w tym zakresie żadnych błędów czy też niedociągnięć. Jednym z najważniejszych obowiązków jest niewątpliwie systematyczne sporządzanie raportów sprzedaży – tak dobowych, jak i miesięcznych. Trzeba bowiem pamiętać o tym, że w wypadku kas fiskalnych nie księguje się ani samych paragonów, ani dołączonych do nich faktur.

Obowiązek fiskalizacji kasy

Jeśli dany podmiot gospodarczy został zobowiązany do ewidencjonowania prowadzonej przez siebie sprzedaży przy wykorzystaniu kas fiskalnych przed rozpoczęciem ich faktycznego użytkowania, trzeba dopełnić różnych formalności. Przede wszystkim należy ją sfiskalizować, co może uczynić tylko specjalnie do tego uprawniony pracownik serwisu kas, dysponujący przyznanym mu przez importera lub producenta maszyny identyfikatorem. Po dokonaniu czynności fiskalizacyjnych podatnik ma jeden tydzień na zgłoszenie faktu zakupu i użytkowania danej kasy we właściwym dla danego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej urzędzie skarbowym, gdzie kasie nadaje się numer ewidencyjny, który trzeba przykleić do danej kasy. Do danego urządzenia zwykle dołącza się także książkę kasy, którą podatnik zobowiązany jest systematycznie prowadzić. Osobno fakt fiskalizacji danej kasy zgłasza także serwisant.

Reguły księgowania przychodów z kasy fiskalnej

Aby odpowiednio zaksięgować przychody pochodzące z kasy fiskalnej, należy na bieżąco sporządzać dobowe oraz miesięczne raporty kasowe. Dzięki tym raportom dochodzi do trwałego zapisania w module fiskalnym kasy całodziennego utargu. Każdy raport dobowy trzeba sporządzić po zakończeniu danego dnia sprzedaży, w niektórych sytuacjach można to także przełożyć na następny dzień, pod warunkiem jednak, że sporządzenie takiego raportu nastąpi jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży w tym dniu. Z kolei raporty miesięczne przygotowuje się ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu sprzedaży. Można tego dokonać także następnego dnia, ale jeszcze przed realizacją pierwszej sprzedaży w tym dniu. Raporty fiskalne zwykle generowane są automatycznie przez kasy fiskalne. Na takich dokumentach znajdują się sumaryczne dane odnoszące się do obrotu handlowego oraz kwot VAT, które trzeba opłacić za daną dobę lub konkretny okres, biorąc pod uwagę różne stawki podatkowe oraz sprzedaż zwolnioną z podatku. Oprócz raportów fiskalnych kasy przygotowują również raporty niefiskalne, wspomagające działalność przedsiębiorcy (na przykład stan kasy, statystyki sprzedaży itd.,). Brak dokonanej w danym dniu sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku dokonywania raportów dobowych dla danego dnia. Wszelkie dokumenty kasowe, takie jak raporty sprzedaży, paragony, ewidencja przychodów czy księga rozchodów i przychodów winny być przechowywane przez przedsiębiorcę w odpowiedni sposób przez co najmniej pięć lat.

Księgowanie przychodów z kasy fiskalnej za pomocą KPiR

Dla podatników, którzy rozliczają się w oparciu o zasady ogólne lub też przy wykorzystaniu podatku liniowego udostępniono możliwość księgowania przychodów z kasy fiskalnej w księdze przychodów i rozchodów. Aktualnie to do nich samych należy decyzja odnośnie rozliczania podatków dochodowych na bazie dobowych czy miesięcznych raportów. W tym pierwszym wypadku zapisuje się raporty dobowe pod odpowiednią datą, natomiast raporty miesięczne zapisuje się w KPiR pod koniec każdego miesiąca. Odpowiedni wpis należy zawrzeć w kolumnie 7, zatytułowanej sprzedaż towarów i usług. W raportach miesięcznych trzeba uwzględnić pewne kwoty oddziałujące na wysokość dochodu, na przykład zwroty. Oprócz tego, od podatnika oczekuje się również prowadzenia dwóch dodatkowych ewidencji, odnoszących się do ewidencji zwrotów oraz ewidencji oczywistych pomyłek. Za podstawę zapisów w księgach rachunkowych uznaje się wydruki z kasy fiskalnej przybierające postać dobowych raportów o charakterze fiskalnym.

Co z podatnikami opłacającymi ryczałt?

Także osoby rozliczające się z fiskusem na zasadach ryczałtu mają prawo do samodzielnego zdecydowania, czy chcą się rozliczać w oparciu o raporty dobowe, czy też miesięczne. Ponadto oni również muszą prowadzić dwie wspomniane powyżej ewidencje, czyli ewidencję oczywistych pomyłek, a także ewidencję zwrotów. Trzeba jednak pamiętać również o tym, żeby wszystkie transakcje zaksięgować w ewidencji przychodów w oparciu o określone wcześniej stawki ryczałtu. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w wypadku podatników oraz tych przedsiębiorców i właścicieli firm, którzy swoją działalność prowadzą w oparciu o rozmaite stawki ryczałtu, określone w stosownych przepisach prawnych.

Odpowiedzialność pracodawcy

Za łamanie przepisów prawa pracy, w szczególności tych, dotyczących uprawnień pracowników, odpowiedzialny jest pracodawca. Naruszenie praw pracownika zazwyczaj klasyfikowane jest jako wykroczenie usankcjonowane karą grzywny. Jednak bywają sytuacje, w których wykroczenie może zostać potraktowane jako przestępstwo, które grozi odpowiedzialnością karną z możliwością, nawet- pozbawienia wolności.

Do naruszeń przepisów prawa pracy zaliczamy sytuacje, gdy pracodawca:

• nie wypłaca wynagrodzenia za pracę,
• wypłaca wynagrodzenie nieterminowo,
• zaniża przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy,
• narusza przepisy bhp,
• nie zgłasza wymaganych danych do ZUS,
• nie rozlicza nadgodzin.

W zależności od okoliczności powyższe zdarzenia mogą zostać potraktowane jako wykroczenie bądź przestępstwo. Jednak jest to o tyle trudne, że wg Kodeksu Karnego odpowiedzialność karną ponosi ten, który popełnił czyn zabroniony pod groźbą kary przez prawo. Z drugiej strony, czynu, który ma znikomą szkodliwość dla społeczeństwa, nie można nazwać przestępstwem.

Niewypłacenie wynagrodzenia za pracę jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jeżeli przypadek ten ma miejsce jednorazowo, wówczas nie jest to przestępstwo. Natomiast wielokrotne niewypłacenie przez pracodawcę należnego wynagrodzenia, przeczy już osiągnięciu założonego przez prawo stanu, tj. terminowego wypłacenia wynagrodzenia za pracę.

Istnieją przewinienia przeciwko prawom osób, które wykonują pracę zarobkową, które nazywane są przestępstwem, mimo że nie posiadają cech złośliwości, czy uporczywego trwania przy niedozwolonym zachowaniu. Takie zachowania to np.

• narażenie pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia lub zdrowia, w wyniku niedopełnienia obowiązków z zakresu bhp,
• niepowiadomienie w terminie właściwego organu, o wypadku przy pracy lub chorobie zawodowej albo niesporządzenie, lub nieprzedstawienie wymaganej dokumentacji,
• niezgłoszenie do właściwego organu (ZUS) wymaganych przez prawo danych lub podanie nieprawdziwych danych, mających wpływ na prawo do świadczeń lub ich wysokość,
• odmowa ponownego przyjęcia do pracy osoby, która ma do tego prawo na mocy orzeczenia właściwego sądu.

Odpowiedzialność osoby zajmującej się sprawami kadrowymi

Pracodawca ma wobec pracowników obowiązki związane z zatrudnieniem, wynagradzaniem, czy określaniem ich uprawnień, ale w praktyce często zleca je osobie zajmującej się działem kadr. Z tego tytułu stanowisko takiej osoby, obarczone jest dużą odpowiedzialnością za wykonywanie obowiązków pracodawcy wobec pracowników.

Do obowiązków osoby zajmującej się kadrami należy:

• sporządzanie umów o pracę oraz oświadczeń o ich rozwiązaniu,
• wypełnianie świadectw pracy,
• obliczanie wymiaru urlopu,
• obliczanie wynagrodzeń,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy,
• prowadzenie akt osobowych pracowników,
• prowadzenie wszelkich wymaganych ewidencji i rejestrów,
• wypełnianie obowiązków informacyjnych wobec instytucji państwowych.

W sytuacji, gdy kadry nieprawidłowo ustalą uprawnienia pracownicze, może to spowodować niekorzystne skutki zarówno dla pracownika, który przykładowo nie uzyska przysługującego mu świadczenia, jak i dla pracodawcy – w przypadku, gdy pracownik złoży skargę na pracodawcę do Państwowej Inspekcji Pracy lub wystąpi o wypłacenie należności do sądu pracy.

Zakres odpowiedzialności osoby zajmującej się kadrami uzależniony jest od zakresu uprawnień i stopnia decyzyjności, jakich przydzieli mu pracodawca. Kadrowy/a, jak każdy inny pracownik, odpowiada przed pracodawcą za niedopełnienie obowiązków oraz ewentualną szkodę, do jakiej może doprowadzić swym działaniem. Ewentualne nieprawidłowości stwierdzone np. przez Inspektora Pracy, są jednak zarzucane pracodawcy i to on poniesie za nie odpowiedzialność. Podobnie w przypadku, gdy pracownik na podstawie złego obliczenia, otrzyma zaniżone wynagrodzenie – w tym przypadku odpowiedzialność za taką sytuację również ponosi pracodawca, natomiast osoba zajmująca się kadrami odpowiada względem pracodawcy. Pracownik na stanowisku kadrowego, który nie wypełnia należycie swoich obowiązków, ponosi odpowiedzialność służbową, porządkową lub materialną. Osoba, która dokonała nieprawidłowych obliczeń lub nie prowadziła rzetelnie akt osobowych, może ponieść konsekwencje służbowe- nawet rozwiązanie umowy.

Odpowiedzialność porządkowa osoby zajmującej się kadrami dotyczy wyłącznie przewinień o charakterze porządkowym, np. nieprzestrzeganie reguł czasu pracy- (spóźnianie się). W takich sytuacjach pracodawca może wyciągnąć konsekwencje w postaci kary upomnienia, nagany, bądź kary pieniężnej, choć ta ostatnia stosowana jest tylko za nieprzestrzegane przepisów bhp lub ppoż., opuszczanie pracy bez usprawiedliwienia, czy stawianie się do pracy w stanie nietrzeźwości.

Odpowiedzialność materialna ma miejsce wtedy, gdy pracodawca oczekuje od Kadrowego naprawy szkody, którą ten wyrządził przez swoje zaniedbanie. Odszkodowanie dla pracodawcy obejmuje rzeczywistą stratę, np. kwotę odszkodowania, jaką pracodawca musiał wypłacić pracownikowi z tytułu wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Kara pieniężna nie może przekraczać trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika kadrowego, jednak w niektórych przypadkach (np., gdy pracownik działał celowo), pracodawca może żądać wyrównania szkody w pełnej wysokości.

Środki trwałe niekiedy ulegają ulepszeniu. Pod tym pojęciem z reguły kryje się przebudowa określonego składnika majątku, jego rozbudowa, modernizacja, adaptacja lub rekonstrukcja. Obowiązująca obecnie ustawa o PIT wskazuje jasno, co należy zrobić w sytuacji ulepszenia środka trwałego, jeśli chodzi o dokonywanie odpisów amortyzacyjnych. Trzeba mieć świadomość, że wydatki ponoszone na wspomniane ulepszenie środka trwałego nie zaliczają się do kosztów uzyskiwania przychodów. Dochodzi tutaj do stopniowego obciążenia kosztów podatkowych dzięki realizowanej co miesiąc amortyzacji. Suma ulepszenia środka trwałego zostaje powiększona o początkową wartość konkretnego składnika majątku.

Amortyzacja i ulepszenie środka trwałego

Reguły amortyzacji konkretnego środka trwałego zasadniczo nie ulegają jakimś znaczącym przemianom pod wpływem ulepszenia środka trwałego. Trzeba jednak pamiętać o tym, że w takim wypadku należy dokonywać odpisów amortyzacyjnych, biorąc pod uwagę początkową wartość danego środka trwałego powiększoną o rozpatrywaną całościowo kwotę wydatków poniesionych na ulepszenie tego środka. Natomiast stosowanie wcześniej wykorzystywanych metod – degresywnej oraz liniowej – nie ulega większym zmianom we wspomnianym przypadku. Trzeba jednak wziąć pod uwagę konieczność stosowania wybranej wcześniej metody amortyzacji aż do momentu dokonania pełnej amortyzacji danego środka. Nawet jeśli wspomniany środek trwały uległ ulepszeniu, nie pociąga to za sobą konieczności ponownego rozpoczęcia amortyzacji lub zmiany wykorzystywanej dotychczas metody w tym zakresie.

Amortyzacja liniowa i zwiększenie wartości środka trwałego

Dotychczasowa amortyzacja środka trwałego przy wykorzystaniu metody liniowej nie zmienia się nawet po ulepszeniu tego środka, a co za tym idzie, także zwiększeniu jego wartości. Koszty ulepszenia dodaje się do wartości początkowej danego środka. Zwiększenie odpisu amortyzacyjnego uwzględnia się w miesiącu, który następuje bezpośrednio po miesiącu, w którym zostało dokonane wspomniane ulepszenie. A zatem na przykład ulepszenie środka trwałego w maju, sprawia, że odpisy amortyzacyjne w swoim zwiększonym wymiarze nalicza się od czerwca.

Amortyzacja degresywna i zwiększenie wartości środka trwałego

Trochę inne zasady panują przy amortyzowaniu środków trwałych za pomocą metody degresywnej. W takim przypadku odpisów amortyzacyjnych od całokształtu początkowej wartości danego składnika majątku dokonuje się jedynie w pierwszym roku amortyzacji. W kolejnych latach amortyzację również liczy się od ustalonej wcześniej na początek lat jej wykorzystywania początkowej wartości, która jednak ulega pomniejszeniu o kwotę dotychczasowych odpisów amortyzacyjnych. Jeśli odpis amortyzacyjny ustalony za pomocą metody degresywnej w następnym roku będzie oscylował na niższym poziomie w porównaniu do odpisu amortyzacyjnego dokonanego metodą liniową, wówczas przyjmuje się zasadę przejścia od początku tego roku na metodę amortyzacji liniowej. Odnosi się to również do ulepszenia środków trwałych. A zatem, jeśli do ulepszenia środków trwałych doszło jeszcze w pierwszym roku amortyzacji, w takim wypadku już w tym samym roku można powiększyć wartość początkową o koszty ulepszenia. Z kolei, jeśli do ulepszenia środka trwałego dojdzie w następnych latach, w takim wypadku wartość danego składnika majątku wzrasta dopiero w kolejnym roku następującym po roku, w którym dokonano konkretnego ulepszenia.

Amortyzacja wcześniej zamortyzowanych środków

W przypadku środków trwałych, których amortyzację już zakończono, jeśli doszło do ich ulepszenia, należy na nowo rozpocząć amortyzację, biorąc jednak pod uwagę tylko wartość poniesionych na modernizację danego środka kosztów. Nie można jednak w takim wypadku zmieniać metody dokonywania amortyzacji, trzeba wykorzystać tą, która była używana wcześniej, przy pierwszej amortyzacji danego środka. Uwzględniając jednak fakt, że niezależnie od wybranej metody (degresywnej czy liniowej) ostatecznie amortyzację kończy się metodą liniową, ponowne rozpoczęcie czynności amortyzacyjnych po ulepszeniu środka trwałego, bazuje właśnie na metodzie liniowej. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zatem w miesiącu, który nastąpił po upływie miesiąca, w którym dokonano modernizacji danego środka.

O czym należy pamiętać?

Warto mieć świadomość, że za faktycznie ulepszone środki trwałe uznaje się takie środki, na których przebudowę, rozbudowę, modernizację lub modyfikację bądź adaptację wydano w danym roku podatkowym kwotę przekraczającą 3500 zł. Wydatki te muszą doprowadzić również do wzrostu wartości użytkowej w relacji do wartości z dnia przejęcia do używania danych środków trwałych. Wartości te mierzy się głównie przy uwzględnieniu zdolności twórczej, okresu użytkowania, jakości produktów wytwarzanych dzięki ulepszonym środkom trwałym, a także faktycznymi kosztami eksploatacyjnymi z tego wynikającymi. Ulepszenie środka trwałego prowadzi do wydłużenia okresu amortyzacji.

Choć temat wyjazdów służbowych jest powszechny, często nie wiemy do końca, na czym polegają zobowiązania pracodawcy wobec wysyłanego w delegacje pracownika. Warto dowiedzieć się co nam przysługuje i jakie wydatki możemy wliczyć w koszta takiej podróży, zanim się w nią wybierzemy.

Na początku warto wspomnieć, czym w zasadzie jest podróż służbowa – otóż podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy, poza miejscowość swojego stałego miejsca pracy. Z tytułu delegacji, pracownikowi przysługują określone należności mające pokryć jej koszty. Pamiętajmy jednak, że stałe wykonywanie pracy w różnych miejscach i terminach, wynikające ze specyfiki pracy, nie może zostać zaliczone do podróży służbowej i tym samym takiemu charakterowi pracy nie przysługują specjalne przywileje.

Według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – pracownikowi odbywającemu delegację przysługują środki na pokrycie kosztów podróży.

Dieta w delegacji

Pierwszym pojęciem, o jakim trzeba wspomnieć w kontekście zwrotu kosztów podróży służbowej, jest dieta. Dieta to nic innego jak pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w delegacji. Aktualnie dzienna dieta w delegacji krajowej wynosi 30 zł i nalicza się ją, rozpoczynając od pierwszej do ostatniej doby podróży, a więc od dnia dojazdu do dnia powrotu.

Co w momencie, kiedy podróż nie trwa pełnej doby? Poniżej przedstawiono sposób naliczania diety za niepełną dobę:

• podróż trwająca od 8h do 12 h – pracownikowi przysługuje połowa diety dobowej,

• podróż trwająca więcej niż 12 h – pracownikowi należy się pełna dobowa dieta.

Każda pełna doba podróży płatna jest w pełnym wymiarze, natomiast każda kolejna niepełna rozpoczęta doba jest naliczona następująco:

• niepełna doba trwająca do 8 h – pracownik pobiera połowę diety dobowej,

• niepełna doba przekraczająca 8 h – pracownik ma prawo do diety w pełnym wymiarze.

Pracownik nie ma prawa do diety w momencie, gdy zostało mu zapewnione wyżywienie, czyli co najmniej trzy posiłki na dobę, oraz w dzień wolny, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości zamieszkania.

Warto wspomnieć, że diety nieprzekraczające limitu określonego w rozporządzeniu są wolne od podatku dochodowego i nie stanowią podstawy do naliczania składek ZUS.

Koszty noclegu w krajowej podróży służbowej

Pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów podróży pracownikowi przebywającemu w delegacji krajowej, na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków, bądź faktur z hotelu, czy innego miejsca świadczącego usługi noclegowe. W sytuacji, gdy pracownik nie okaże dokumentów potwierdzających cenę przebytego noclegu, wówczas pracodawca zobowiązany jest do zwrotu kosztów dla pracownika w formie ryczałtu za nocleg, którego wartość stanowi 150% wysokości diety (45 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje pracownikowi, któremu nie został zapewniony nocleg przez pracodawcę, przy czym należy pamiętać, że musiał on trwać minimum 6 h, pomiędzy godziną 21.00, a 7.00 rano.

Koszty transportu w delegacji

Wybór środka transportu, jakim będzie poruszał się pracownik w podróży służbowej, leży po stronie pracodawcy. Może to być pociąg, samochód, statek, autobus lub samolot, przy czym w przypadku pociągu i samolotu, może to być tylko I lub II klasa. W przypadku, gdy pracownik zmieni wybrany środek transportu bez uzasadnienia, pracodawca nie jest zobowiązany do zwrócenia mu kosztów przejazdu.

Zwrot kosztów przejazdu w delegacji rozliczany jest tak samo, jak w przypadku kosztów noclegu- na podstawie okazanych przez pracownika rachunków/faktur. W przypadku nieokazania dokumentów zapłaty za przejazdy służbowe można również rozliczyć się ryczałtowo- w tym wypadku pracownikowi należy się 20% diety, to jest 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Istnieje także możliwość przejazdu służbowego własnym samochodem, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę. W tym wypadku pracownikowi należy się rozliczenie wg stawki kilometrowej uregulowanej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawki kilometrowe przedstawiają się następująco:

• samochód osobowy o pojemności do 900 cm³ – 0,5214 zł

• samochód o pojemności ponad 900 cm³ – 0,8358 zł

• motocykl – 0,2302 zł

• motorower – 0,1382

Inne wydatki w delegacji krajowej

Innymi wydatkami, jakie pracownik może ująć w rozliczeniu kosztów poniesionych w delegacji, są m.in. koszty parkingu, przejazdów autostradą, bilety wstępu na targi, itp. Powinno się je udokumentować i uwzględnić w rozliczeniu za podróż służbową z pracodawcą.

Warto wspomnieć, że pracownik może otrzymać zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej. Z zaliczki tej pracownik winien jest rozliczyć się w ciągu 14 dni od powrotu z delegacji.

Koszty poniesione w podróży służbowej, a podatki

Zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej dla pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy, który nie jest opodatkowany, ponieważ nie ma on charakteru przysporzenia majątkowego.

Wszelkie kwoty wypłacone pracownikowi w ramach podroży służbowej, stanowią koszty podatkowe dla pracodawcy. Wyjątkową sytuację może stanowić przypadek, w którym pracownik podróżuje prywatnym samochodem i przekroczy określone dla danej pojemności oraz rodzaju pojazdu limity. Jeśli jednak wspomniane limity nie zostaną przekroczone, pracownik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby zaliczyć koszt podróży do kosztów podatkowych pracodawcy.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą również wciągnąć wydatki poniesione z tytułu delegacji do kosztów podatkowych, jednak owe koszty muszą mieć wpływ na uzyskanie przychodu.

Faktury to dokumenty, które potwierdzają prawo danego podmiotu gospodarczego do uzyskania zapłaty za przekazany towar lub zrealizowaną usługę. Na podstawie faktur urząd skarbowy pobiera również należny podatek. A zatem faktury można uznać za jedne z najważniejszych dokumentów w praktyce prowadzenia firmy. Niekiedy jednak w określonych okolicznościach wystawienia faktur domagają się także osoby prywatne, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej. W takim wypadku przedsiębiorcy często nie wiedzą, co mogą zrobić. Czy można bowiem wystawić fakturę do paragonu fiskalnego? Jakie zasady obowiązują w tej kwestii?

Faktura dla osoby prywatnej

Osoba, która nie posiada własnej firmy w określonych sytuacjach, może zażądać od sprzedawcy czy też świadczeniodawcy wystawienia faktury na swoje nazwisko. Dotyczy to również sytuacji, gdy osoba ta otrzymała wcześniej paragon fiskalny. W takim wypadku należy jednak poprosić klienta o zwrot paragonu. Przychody księguje się w oparciu o raport z kasy. Trzeba jednak przy tym pamiętać również o pewnych zobowiązaniach dotyczących JPK_VAT. Zgodnie z tymi wytycznymi, fakturę do paragonu trzeba zaksięgować do ewidencji podatkowych. Stąd też bardzo ważne jest pomniejszenie kwoty zawartej w raporcie kasowym o przychód zawarty na fakturach do paragonu. W ten sposób można uniknąć zdublowania dochodów. Z reguły dokonuje się tego przy wykorzystaniu dwóch sposobów. Można zatem natychmiastowo pomniejszyć zaksięgowany w raporcie z kasy fiskalnej przychód, księgując tylko te paragony, do których nie dołączono faktur. Możliwe jest również zaksięgowanie pełnego raportu z kasy fiskalnej przy późniejszym wprowadzeniu dodatkowych wpisów oznaczonych znakiem minus. Wykorzystuje się do tego rejestry VAT faktur do paragonu. Trzeba jednak pamiętać o tym, aby koniecznie odebrać od klienta paragon fiskalny, zanim jeszcze przekaże się mu fakturę.

Obowiązek wystawienia faktury na rzecz klienta prywatnego

Ustawa o VAT nakłada na przedsiębiorców obowiązek wystawienia klientom prywatnym faktury na ich wyraźne żądanie. Takie zobligowanie dotyczy jednak ściśle określonych sytuacji. A zatem żądanie to należy spełnić, jeśli prośba o wystawienie faktury została złożona do końca miesiąca, w którym nastąpiło przekazanie danego towaru lub realizacja konkretnej usługi, jak również na konto firmy wpłynęła całość lub część zapłaty. Taką fakturę trzeba wystawić nie później niż 15 dnia kolejnego miesiąca. Druga sytuacja dotyczy terminu 15 dni od zgłoszenia wspomnianego żądania w sytuacji, gdy wpłynęło ono już po upływie miesiąca, w którym klient otrzymał swój towar lub wyświadczono na jego rzecz jakąś usługę, albo też przedsiębiorca otrzymał zapłatę czy to w całości, czy choćby w części.

Oprócz tego wspomniane żądanie może odnosić się także do sprzedaży zwolnionej z podatku VAT. Z uwagi jednak na fakt, że w przypadku takiej sprzedaży nie stosuje się Jednolitych Plików Kontrolnych, sprzedaży z faktur do paragonu nie trzeba rejestrować ani w rejestrach VAT, ani w księdze przychodów i rozchodów. Jeśli od przekazania towaru lub wykonania usługi na rzecz klienta upłynęło już 3 miesiące, podatnik nie musi przychylić się do prośby klienta o wystawienie faktury, może to jednak uczynić zgodnie z własną dobrą wolą.

Zmiany od 2019 roku

W ostatnim czasie przedstawiono projekt ustawy nowelizacyjnej, zgodnie z którą fakturę będzie można wystawić jedynie do takiego paragonu, na którym będzie widniał numer NIP nabywców danego towaru lub świadczeniobiorcy usługi. Odnosi się to jedynie do właścicieli takich kas fiskalnych, które mają możliwość dokonania wydruku paragonu z numerem NIP nabywcy. Użytkownicy starszych modeli kas niedysponujących taką opcją mogą natomiast od razu wystawić fakturę nabywcy, pod warunkiem, że zadeklaruje on kupowanie danego towaru w charakterze podatnika. Sprzedawca nie będzie już musiał rejestrować takiej sprzedaży na kasie. Jeśli dany podmiot gospodarczy nie dostosuje się do nowych wytycznych, zostanie on obciążony sankcją karną w wysokości 100% podatku wyszczególnionego na danej fakturze. To dodatkowe zobowiązanie nie odnosi się jednak do osób fizycznych, na których w razie niedopełnienia wspomnianego obowiązku ciąży jednak pewna odpowiedzialność za przestępstwo lub wykroczenie o charakterze skarbowym.

Jeśli w ewidencji VAT zostanie uwzględniona faktura wystawiona niezgodnie z nowymi przepisami, w takim wypadku podmiot zostanie obciążony dodatkowymi sankcjami karnymi w wysokości 100% należności podatkowej wskazanej na danej fakturze. Wspomniana ustawa nowelizacyjna odnosi się do wszystkich podatników, niezależnie od branży, w której oni działają. Natomiast przepisy przejściowe wskazują na brak zastosowania nowych regulacji prawnych w odniesieniu do sprzedaży, która została zarejestrowana jeszcze przed wejściem w życie wspomnianych nowelizacji. W pozostałych kwestiach obowiązują natomiast niezmienione przepisy prawne.