Noty księgowe wystawiane i przyjmowane są przez organizacje w sytuacji płacenia składek członkowskich, przy umowach dotacji etc.
Nota księgowa to rodzaj dokumentu jaki wystawiany jest lub przyjmowany w sytuacji, gdy następuje rozliczenie pomiędzy partnerami. Jest to uniwersalny dowód księgowy, który najczęściej wystawiany jest w sytuacji, gdy dana organizacja chce obciążyć karą umowną lub odsetkami za nieterminową wpłatę należności.
Najczęściej organizacje pozarządowe wystawiają daną notę w celu dokonania wewnątrzorganizacyjnych rozliczeń dotyczących wpłat składek członkowskich lub związanych ze wspólną realizacją projektów z innymi organizacjami.
Notę księgowa wystawiana jest w 2 egzemplarzach. Oryginał noty otrzymuje odbiorca, natomiast kopia pozostaje u wystawcy.
Wyżej opisany dokument może być wystawiany w sytuacji:
- dokonania rozliczeń finansowych między organizacjami i członkami (np. zwrot poniesionych wydatków, zapłata składek członkowskich),
- obciążenia dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań,
- obciążenia karą umowną np. za niedotrzymanie warunków umowy,
- uznania wierzyciela odszkodowaniem lub odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań,
- sprostowania błędnie wystawionych dowodów dla operacji niezwiązanych z podatkiem VAT (np. błędów popełnionych w innej nocie księgowej lub własnym rachunku wystawionym przez organizację niebędącą czynnym podatnikiem VAT)