Co prawda każdy podatnik, który prowadzi PKPiR (Podatkowa Księga Przychodów i Rochodów) musi swoje ujęte koszty opierać o dowody księgowe w postaci dokumentów faktur czy rachunków, ale w wyjątkowych sytuacjach może również potwierdzić swój poniesony wydatek dokumentem zwanym paragonem.
W związku z powyższym, w wyjątkowych sytuacjach podatnik może potraktować paragon jako dowód księgowy. Oczywiście sytuacje o jakich mowa powyżej są oznaczone w przepisach prawa dot. prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Przepisy prawa mówią podatnikowi jakie wydatki mogą być udokumentowane paragonem. I są to:
- zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,
- wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów,
- przejazd płatną autostradą.
Jakie dane musi posiadać taki paragon?
Aby paragon mógł być zaliczony jako dowód księgowy musi na pewno posiadać datę i stempel jednostki go wydającej. Dodatkowo musi zawierać informacje na temat zakupionych towarów/usług, a więc: ilość, cena jednostkowa, wartość za jaką dokonano zakupu.
Na końcu trzeba pamiętać jeszcze o tym, że na odwrocie paragonu muszą znaleźć się dodatkowe dane osobowe – nazwisko (nazwa zakładu), adres oraz rodzaj (nazwa) zakupionego towaru.
Poza wymienionymi wyżej elementami, jakie muszą znaleźć się na paragonie, podatnik musi też zwrócić uwagę na to, że musi w kolejnym kroku wykazać związek między poniesionym wydatkiem, a koniecznością jego zakupu do prowadzonej działalności – musi wykazać, że poniesiony wydatek był konieczny i przyniósł efekty w postaci zwiększenych przychodów.
