Faktury VAT przesyłane drogą elektroniczną

Technologia daje firmom wiele możliwości ułatwienia sobie i swoim pracownikom codziennej pracy. Jednakże trzeba pamiętać o tym, że w kwestii wysyłania e-faktur, należy dokładnie zapoznać się z obowiązującymi zasadami ich przesyłania i przechowywania. Tak aby w przyszłości nie ponosić konsekwencji z kontroli podatkowej lub skarbowej.

Co to jest e-faktura?

E-faktura to tzw. faktura elektroniczna, a więc prawnie akceptowana forma rozliczenia, ma wartość identyczną, jak faktura tradycyjna, a więc papierowa. Jednakże faktura elektroniczna jest wysyłana kontrahentowi w formacie elektronicznym, np. w postaci pliku w formacie PDF bądź .PNG.

Ważne!

Faktura nie będzie uznana za fakturę elektroniczną, gdy została wręczona kontrahentowi w formie papierowej. Nawet w sytuacji, gdy została ona wystawiona w formacie elektronicznym, a przesłana w formie papierowej. Faktura elektroniczna, jak sama nazwa wskazuje, musi być przesłana drogą elektroniczną, a nie tradycyjną. Tak więc muszą zostać spełnione dwa warunki: musi być wystawiona i wysłana drogą elektroniczną.

Faktura będzie uzana za fakturę elektroniczną, gdy zostanie sporządzona w formie papierowej, lecz zmieniona na format elektroniczny i w tej formie przekazana, np. poprzez wiadomość e-mail. Oznacza to, że gdy na przykład: dokument zostanie wystawiony w wersji papierowej, następnie zostanie zeskanowany i wysłany drogą elektroniczną – zostanie zakwalifikowany jako faktura elektroniczna. Warunkiem takiej kwalifikacji jest oczywiście ostatecznie nieprzekazanie kontrahentowi faktury w wersji papierowej.

Jak prawidłowo wystawić fakturę?

Wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych pozwala przedsiębiorcom zaoszczędzić czas i pieniądze. Żeby jednak faktura została uznana za wystawioną prawidłowo konieczne jest, by przedsiębiorca zapewnił:

autentyczność pochodzenia – przedsiębiorca gwarantuje, że podmioty oznaczone na fakturze są uprawnione do jej wystawienia i odbioru, a wszelkie dane są poprawne,
integralność – faktura musi mieć integralny charakter (brak możliwości dokonywania w niej jakichkolwiek zmian),
czytelność – dokument musi być czytelny jeśli chodzi o formę, układ elementów, itp.

Wyżej wymienione kwestie obowiązujących zasad odnoszą się nie tylko do faktur elektronicznych, ale również papierowych. Aby powyższe kryteria zostały prawidłowo spełnione, należy zastosować w firmie procedury, które pozwolą prześledzić drogę dokumentu, od zamówienia, przez zapłatę i wystawienie faktury, po przechowywanie dokumentu. Zapewnienie powyższych warunków gwarantuje również użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub użycie elektronicznej wymiany danych (EDI).

W jakim formacie tworzyć i przesyłać faktury elektroniczne?
Aby mówić o fakturze elektronicznej, trzeba wystawić ją oraz otrzymać w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z przepisami przedsiębiorca może wystawiać fakturę w dowolnym formacie, jednakże format ten powinien utrudniać modyfikację danego pliku. Oznacza to, że pliki powinny być zapisywane w formacie .pdf czy .png. Nie mogą być zapisane i wysyłane w formacie edytowalnym, a więc .doc czy .rtf, ponieważ w łatwy sposób można zmodyfikować ich treść. Dodatkowo formaty te będą różnie wyświetlały się na każdym z komputerów, co spowoduje trudność w odczytaniu faktury, ponieważ może w niej zabraknąć pewnych elementów i faktura stanie się dla odbiorcy nie możliwa do odczytania w prawidłowej całości.

Podsumowując, faktury wystawiane i otrzymane w prawidłowych formatach, które zapobiegają ich modyfikacji przez osoby trzecie, mogą zostać uznane za zgodne z przepisami i wyżej wymienionymi kwestiami.

W jakiej formie przesyłać faktury elektroniczne?
Faktury elektroniczne można wysyłać odbiorcom za pomocą poczty e-mail bądź bezpośrednio z programów do wystawiania faktur itp. Faktura może być również udostępniona w postaci linku prowadzącego do strony, z której można ją bezpośrednio pobrać na dysk komputera.

Jednakże należy podkreślić, że faktura przesłana w formie papierowej, jak i elektronicznej nie zostanie uznana za e-fakturę. Bowiem, faktury nie można przekazywać w formie papierowej. Jeżeli dany dokument ma być wysłany tylko elektronicznie to musi pozostać w takiej formie i nie można wysyłać ich jeszcze w formie papierowej.

Faktura zeskanowana ale wysłana drogą elektroniczną może również zostać uznana za fakturę, jednakże nie można jej później wysłać także w wersji papierowej. Jak wspominano powyżej wysłanie faktury papierowej, spowoduje iż wersja elektroniczna przestanie mieć moc. Do wyboru jest jedna forma. Jeżeli chcemy wysyłać faktury elektronicznie – to muszą być one wysyłane w ten sposób, aby mogły przybrać nazwę e-faktrury. W innym wypadku nie ma mowy o fakturze elektronicznej.

Czy należy uzyskać zgodę kontrahenta na przesyłanie e-faktur?
Przepisy zobowiązują do przesyłania faktur w formie elektronicznej za zgodą kontrahenta. W związku z czym kontrahent musi uprzednio wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur tą drogą. Jednakże w przepisach nie ma narzuconego obowiązku odnośnie formy wysłania takiej zgody. Tak więc wyrażenie zgody może być przestane w postaci dokumentu w formie papierowej, elektronicznej (poprzez e-mail) lub nawet ustnie. Jest również akceptowana forma tzw. akceptacji domniemanej. Co oznacza, że gdy nabywca opłaci przesłaną e-fakturę, jednoznacznie wiąże się to z faktem, iż wyraża on zgodę na otrzymywanie dokumentów w takiej formie. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie muszą posiadać żadnego pisma z potwierdzeniem przez kontrahenta zgody na otrzymywanie przez niego faktur drogą elektroniczną. Jest to korzystny zapis dla przedsiębiorców.

W przypadku cofnięcia akceptacji wystawca traci prawo do przesyłania odbiorcy e-faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o cofnięciu akceptacji. Strony mogą również uzgodnić inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

W myśl obowiązujących przepisów zarówno akceptacja jak i jej cofnięcie mogą być dokonane w formie pisemnej lub elektronicznej, lecz sposoby ich wyrażania nie zostały bliżej określone.

Jak przechowywać e-faktury?
Faktury, które przesyłane są drogą elektroniczną powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, który ma zapewnić:

autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
łatwe ich odszukanie,
bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Dopuszczalne jest przechowywanie w formie papierowej faktur otrzymanych od kontrahentów w formacie elektronicznym, bez konieczności przechowywania ich w postaci elektronicznej w formacie PDF lub jako pliki graficzne (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6.09.2011r. nr IBPP2/443-863/11/WN).