Współpraca przedsiębiorców z kontrahentami nie zawsze układa się we wzorowy i nienaganny sposób. Niestety, zwłaszcza w czasie różnych kryzysów dotykających różne podmioty gospodarcze, mogą one w wielu wypadkach mieć bardzo duże trudności z terminowym ściąganiem należności za dostarczony towar lub zrealizowaną usługę. Na szczęście, nie pozostają oni jednak bezbronni w tym względzie, przysługująca im zapłatę mogą oni bowiem efektywnie odzyskać przy wykorzystaniu metod windykacyjnych. Poza tzw. twardą windykacją nierzadko sięga się również po windykację miękką. Warto zapoznać się z jej najważniejszymi zasadami.
Definicja miękkiej windykacji
Za główną istotę miękkiej windykacji uznaje się przede wszystkim przypominanie klientom i kontrahentom o konieczności zapłaty za towar lub usługę przy wykorzystaniu różnych telefonów, SMS-ów, listów elektronicznych, a także pism urzędowych przesyłanych pocztą. Niekiedy przybiera ona również formę specjalnej informacji przesłanej do rejestru dłużników prowadzonego przez różne Biura Informacji Gospodarczej. Na terenie Polski funkcjonują cztery takie biura. Noszą one kolejno nazwy: Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG), Krajowy Rejestr Długów (BIG S.A.), Rejestr Dłużników ERIF oraz BIG InfoMonitor. We wszystkich tych bazach znajdują się dane dotyczące zaległości finansowych przedsiębiorców i klientów prywatnych, dzięki którym można w łatwiejszy sposób odzyskać należne pieniądze, skutecznie analizując także ryzyko podejmowania bardziej szeroko zakrojonej współpracy z konkretną firmą. Zwykle dzięki wpisowi do rejestru dłużników dane o długach zostają udostępnione bankom, firmom telekomunikacyjnym leasingowym oraz towarzystwom ubezpieczeniowym. Zwykle skutkuje to poważnymi problemami odnośnie skorzystania dłużnika z usług tych firm.
Zasady miękkiej windykacji w poszczególnych firmach
W BIG InfoMonitor miękka windykacja przebiega na kilku etapach. Najpierw zatem podmiot, który chce skorzystać z usług zatrudnianych tam windykatorów musi zarejestrować się w systemie, a potem złożyć podpis na przedstawionej mu umowie. Później wysyła się do dłużnika pismo z wymogiem zapłaty oraz informacją o podleganiu BIG, co w przypadku nieuregulowania należności skutkuje wpisaniem osoby lub podmiotu zalegającego z opłatami do Krajowego rejestru Dłużników. Jeśli od daty wymagalności należności upłyną dwa miesiące i jednocześnie minie miesiąc od wysłania wezwania zapłaty wraz z informacją o współpracy z BIG, w przypadku dalszego nieuregulowania należności przekazuje się negatywne informacje do Biura Informacji Gospodarczej. Później dłużnika informuje się o fakcie zamieszczenia jego nazwiska w Krajowym Rejestrze Dłużników. Jeśli chodzi o współpracę z KRD, odbywa się ona również w oparciu o obustronnie zawartą umowę, dotyczącej udostępnienia informacji gospodarczej. Niekiedy skuteczność miękkiej windykacji uzależniona jest od wykupienia specjalnego abonamentu oraz dysponowanie konkretnym tytułem wykonawczym, choć z drugiej strony nie jest to w każdej sytuacji wymóg konieczny.
Uregulowanie długu przez osobę zalegającą z opłatami powinno poskutkować jej usunięciem z grona dłużników wyszczególnionych w krajowym rejestrze. Na podobnych zasadach działają również Rejestry ERIF oraz KBIG. W tym drugim wypadku zwraca się szczególną uwagę na możliwość podania do publicznej wiadomości danych osoby lub firmy, która nie uregulowała w terminie swojego długu względem innego podmiotu gospodarczego. W obu przypadkach przed podjęciem współpracy należy podpisać umowę.
Kiedy można dokonać wpisów w rejestrach dłużników?
Co do zasady, nie każdy podmiot może automatycznie trafić do rejestru dłużników, nawet jeśli faktycznie zalega ze spłatą swoich zobowiązań finansowych względem innego podmiotu. Wszystko w tej sprawie zależy przede wszystkim od całkowitej wartości zadłużenia, okresu przeterminowania, jak również szeregu innych warunków, na przykład tego, czy dłużnik jest osobą prywatną, czy też przedsiębiorstwem. Jeśli chodzi o wartość zadłużenia, w przypadku konsumenta musi ona osiągnąć poziom co najmniej 200 zł, w wypadku firm dolny limit ustalono na kwotę 500 zł. Okresy przeterminowania w obu przypadkach wynoszą 60 dni, licząc od momentu upływu terminu uregulowania zobowiązań. Dodatkowo tak w wypadku osób indywidualnych, jak i firm, wpis do rejestru dłużników umieszcza się po upływie miesiąca od wysłania wezwania do zapłaty razem z informacją o współpracy z firmą windykacyjną.
Zalety miękkiej windykacji
Miękka windykacja w wielu wypadkach okazuje się bardzo skutecznym narzędziem odzyskiwania należnych pieniędzy. Dzieje się tak ze względu na fakt uświadomienia dłużnikom negatywnych konsekwencji działań związanych z zaleganiem z opłatami. W wielu przypadkach dłużnik, mając w perspektywie ewentualne skierowanie sprawy do sądu bądź skonfiskowanie części majątku, woli dobrowolnie oddać dług, żeby też nie narazić się na zamieszczenie w spisie dłużników, który negatywnie rzutuje na wizerunek firmy.