e-Deklaracje – podatkowy serwis informacyjny

Spółki akcyjne oraz z ograniczoną odpowiedzialnością funkcjonują w oparciu o pewne specyficzne prawa, właściwe tylko im. Do takich praw zalicza się między innymi konieczność stworzenia obok kapitału zakładowego także kapitału zapasowego i rezerwowego. Pierwszy ze wspomnianych kapitałów z reguły przeznacza się na pokrywanie ewentualnych strat wynikających z działalności spółki, przy czym w celu jego wygenerowania każdego roku obrotowego wpłaca się na jego konto przynajmniej 8% wartości osiągniętego w danym roku zysku aż do momentu gdy jego łączna wartość będzie stanowiła co najmniej 1/3 wartości kapitału zakładowego. Z kolei kapitały rezerwowe są uregulowane w odpowiednich statutach spółki akcyjnej i służą one pokrywaniu poszczególnych wydatków oraz strat.

Jak tworzony jest kapitał zapasowy spółki?

Kapitał zapasowy zalicza się do obligatoryjnych kapitałów własnych danej spółki akcyjnej. Środki finansowe wchodzące w jego skład pochodzą z kilku różnych źródeł. Pierwszym i najważniejszym z nich jest roczny zysk spółki w wysokości minimalnej 8% w skali roku do momentu uzyskania wysokości 1/3 kapitału zakładowego. Oprócz tego, w tworzeniu wspomnianego kapitału bierze również udział nadwyżka wynikająca z emisji akcji powyżej ich wartości nominalnej. W takim wypadku wartość powstałej po opłaceniu całościowych kosztów emisji akcji włącza się do kapitału zapasowego spółki, a suma ta nosi nazwę „agio”. Ponadto kapitałem zapasowym spółki stają się również dokonywane przez akcjonariuszy dopłaty, które uiszczają oni na poczet przyznanych im specjalnych uprawnień w spółce, tzw. przywilejów. Jeśli w oparciu o specjalną uchwałę walnego zgromadzenia nie doszło do rozdzielenia od siebie kapitału zakładowego, w takim wypadku całość zysku może zostać przeznaczona na poczet kapitału zapasowego.

Jeśli natomiast chodzi o spółkę zoo, kapitał zapasowy składa się z dopłat wspólników, agio, czyli nadwyżki ceny nad nominalną wartością udziałów, zysków, a także innych środków, o ile ustawa przewiduje ich możliwość włączenia do kapitału zakładowego. W przeciwieństwie do spółki akcyjnej nie występuje tutaj natomiast konieczność przelewania czystego zysku na pokrycie potencjalnych strat. W niektórych wypadkach wspólnicy jednak mogą podjąć takie decyzje.

Po co tworzy się kapitał zapasowy spółki?

To, w jakim celu zostanie wykorzystany kapitał zakładowy, w głównej mierze zależy od decyzji podjętych w tym względzie przez walne zgromadzenie akcjonariuszy. Dotyczy to jednak tej części, która przekracza 1/3 kapitału zakładowego. Kwoty mieszczące się w tym przedziale natomiast muszą być przeznaczone na pokrycie ewentualnych strat wynikających z działalności spółki. Jeśli w skład kapitału zapasowego wchodzą zyski spółki, w takim wypadku można dysponować nim na rzecz akcjonariuszy. Oznacza to, że w określonych sytuacjach istnieje możliwość przeznaczenia części kapitału zapasowego na wypłatę dywidend. Wypłacie dywidend podlega tylko część kapitało zapasowego pochodząca z zysków, pod warunkiem, że ich wartość przekracza 1/3 wysokości kapitału zakładowego. W analogiczny sposób postępuje się również ze środkami zgromadzonymi na koncie zapasowym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, choć tutaj nie ma obowiązku zachowywania części zgromadzonego kapitału na poczet pokrywania strat spółki.

Jak i po co tworzy się kapitały rezerwowe w spółce?

W spółkach kapitałowych poza funduszami zapasowymi można także utworzyć kapitał rezerwowy, przy czym ich liczba w przeciwieństwie do kapitałów zapasowych jest nieograniczona. Tworzenie takich kapitałów zazwyczaj jest nieobowiązkowe, choć z drugiej strony w niektórych wypadkach przewiduje się konieczność ich powoływania do życia. Możliwość oraz zasady tworzenia takich kapitałów w większości wypadków uregulowane są w umowach lub statutach spółki, które to dokumenty przyznają kompetencje w tym zakresie walnemu zgromadzeniu. Jeśli w umowie lub statucie spółki wskazano na możliwość tworzenia funduszy dodatkowych, wskazując na wysokość części zysku przelewanego na to konto, akcjonariusze nie mają możliwości dowolnego zdecydowania o wypłaceniu sobie nawzajem dywidend. W takim wypadku do uzyskania prawa udziału w zyskach spółki, należy zmienić jej umowę lub statut. Zasadniczo o tym, na co zostaną przeznaczone środki pochodzące z kapitałów rezerwowych, decydują odpowiednie umowy lub statut spółki.

Wszelkie zmiany wspomnianego przeznaczenia wymagają dokonania przeobrażeń w statucie lub umowie, jak również w uchwałach walnego zgromadzenia, jeśli o przeznaczeniu środków rezerwowych decydowały właśnie takie uchwały. Można przeznaczyć na dywidendę środki pochodzące z kapitałów celowych tworzonych z myślą o inwestycjach, pod warunkiem jednak, że stosowne decyzje lub uchwały walnego zgromadzenia zostały podjęte jeszcze przed uchwałą dotyczącą podziału zysku. Wszelkie zmiany dokonane po upływie terminu dnia bilansowego wymagają uwzględnienia ich w sprawozdaniach finansowych. Brak wskazania w umowie na konkretne przeznaczenie środków oznacza możliwość dowolnego dysponowania nimi.

Zatrudnianie w firmie pracowników zwykle odbywa się w oparciu o różne umowy. Najczęściej jest to umowa o pracę na czas określony bądź nieokreślony, nierzadko jednak pracodawcy decydują się na podpisanie umowy cywilnoprawnej z potencjalnym pracownikiem, wybierając w tym celu albo umowę-zlecenie albo umowę o dzieło. Stąd też koszty zatrudnienia pracowników mogą znacząco się różnić, w zależności od rodzaju podpisanej umowy. Dlatego wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, jakie są całkowite koszty zatrudnienia pracowników i w oparciu o jaką umowę najbardziej opłaca się właścicielom firm współpracować z podwładnymi?

Koszty zatrudnienia pracownika w oparciu o umowę o pracę

W przypadku umów o pracę, jeśli chodzi o koszty zatrudnienia, charakter takiej umowy nie ma większego znaczenia. Tutaj za koszty zatrudnienia należy uznać zarówno całkowitą wysokość wynagrodzenia brutto, jak i składki ZUS, które pracodawca zobowiązany jest odprowadzać za pracownika. Umowa o pracę automatycznie pociąga za sobą konieczność dokonywania odpowiednich potrąceń finansowych – tak ze strony pracownika, jak i pracodawcy. I tak na poczet ubezpieczenia emerytalnego przeznacza się solidarnie po 9,76% wynagrodzenia brutto opłacane przez obie strony, z kolei na ubezpieczenie rentowe potrąca się pracodawcy 6,5%, a pracownikowi 1,5% wynagrodzenia. Ubezpieczenie wypadkowe to dla pracodawcy koszt rzędu 1,67%, natomiast składki chorobowe i zdrowotne są opłacane przez pracownika w wysokości odpowiednio 2,45% i 9% wynagrodzenia.

Pracodawca musi jeszcze niekiedy opłacić składki na FP (2,45%) oraz FGŚP (0,1%). Trzeba mieć jednak świadomość, że nie każdy pracodawca obciążony jest tymi ostatnimi składkami. A zatem poza wynagrodzeniem brutto pracodawca ponosi jeszcze dodatkowe koszty w łącznej wysokości ok. 20% tego wynagrodzenia.

Koszty zatrudnienia pracownika na umowę o pracę w 2018 i 2019 roku

W 2018 roku minimalna płaca brutto wynosiła 2100 zł. Poza pensją zasadniczą pracodawcę obciążały także składki w łącznej wysokości 430,08 zł. Składały się na nie ubezpieczenie emerytalne w wysokości 204,96 zł, rentowe, wynoszące 136,50 zł, a także wypadkowe 35,07 zł. Oprócz tego składki na FP oscylowały na wysokości 51,45 zł, a na FGŚP 2,10 zł. W sumie zatem pracodawca za każdego pracownika pobierającego minimalne wynagrodzenie musiał sobie odliczyć od dochodu 2530,08 zł. Z kolei wysokość minimalnego wynagrodzenia brutto w 2019 roku wzrosła do poziomu 2250 zł, co spowodowało również zwiększenie kosztów zatrudnienia. Poza płacą zasadniczą łączna wysokość składek obciążających pracodawcę wynosi 460,81 zł. Składają się na nią ubezpieczenie rentowe wynoszące 146,50 zł, ubezpieczenie emerytalne 219,60 zł, ubezpieczenie wypadkowe 37,58 zł, a także składki na FP i FGŚP w wysokości odpowiednio 55,13 zł oraz 2,25 zł. W sumie zatem koszt zatrudniania jednego pracownika pobierającego minimalne wynagrodzenie to wydatek dla pracodawcy rzędu 2710,61 zł. A zatem w 2019 roku koszty zatrudnienia pracowników wzrosły o przynajmniej 180,73 zł. Oczywiście, wspomniane wartości będą rosły proporcjonalnie do zwiększenia pensji pracowniczej, a zatem zatrudnianie pracowników z wyższymi pensjami (na przykład wysoko wykwalifikowanych specjalistów) pociąga za sobą również w naturalny sposób zwiększenie kosztów zatrudnienia.

Koszty zatrudnienia pracownika w oparciu o umowę-zlecenie

Koszty zatrudnienia osób na umowę-zlecenie uzależnione są od sytuacji życiowej tych osób. Trzeba jednak pamiętać o tym, że pomijając wszelkie okoliczności życiowe zleceniobiorcy jego wynagrodzenie musi być równe co najmniej minimalnej stawce godzinowej. Obecnie oscyluje ona na poziomie 14,70 zł brutto. Jeśli zatem dana umowa zlecenia jest jedynym źródłem utrzymania zleceniobiorcy, zleceniodawca musi liczyć się z koniecznością opłacania poza wynagrodzeniem zasadniczym także innych składek na ubezpieczenia społeczne, FP oraz FGŚP, podobnie jak ma to miejsce w przypadku umowy o pracę. W przypadku studentów do momentu ukończenia przez nich 26 roku życia, a także pracowników innych firm, zarabiających tam co najmniej tyle ile wynosi płaca minimalna, wysokość kosztów zatrudnienia będzie równa wynagrodzeniu brutto.

Koszty zatrudnienia pracownika w oparciu o umowę o dzieło

Relatywnie najmniej problemów z punktu widzenia pracodawcy stwarza sytuacja zatrudniania osób na podstawie umowy o dzieło. Umowa taka nie pociąga za sobą konieczności odprowadzania żadnych składek na poczet Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W praktyce oznacza to zatem, że koszty zatrudnienia danej osoby na umowę o dzieło będą równe wynagrodzeniu brutto pracownika. Trzeba jednak pamiętać o tym, że w przypadku zawarcia umowy o dzieło z własnym pracodawcą, z którym wcześniej podpisano już wiążącą jeszcze w danym czasie umowę o pracę, powstaje obowiązek objęcia obowiązkowymi ubezpieczeniami tej umowy. Z podobną sytuacją mamy do czynienia również wówczas, gdy umowę o dzieło dana osoba wykonuje na rzecz swojego bezpośredniego pracodawcy.

Istota wynagrodzenia i jego elementy składowe:

Wynagrodzenie to wyrażona w pieniądzu i ustalona przez umowę lub ustawodawstwo krajowe płaca, która na mocy umowy z pracownikiem należy się od pracodawcy pracownikowi za wykonaną pracę. W wynagrodzeniu za pracę mieszczą się wszystkie składniki wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia pracownika.

Według prawa pracy pracownik ma prawo do godziwego wynagrodzenia za pracę. Warunki realizacji tego prawa określają przepisy prawa pracy oraz polityka państwa z zakresu płac (np. przez ustalenie minimalnej kwoty wynagrodzenia).

Rodzaj prowadzonej działalności oraz zasobność finansowa przedsiębiorstwa wpływają na wybór właściwego systemu wynagrodzenia – czasowy, akordowy, prowizyjny oraz zastosowanych składników wynagrodzenia.

Składnikami wynagrodzenia są:

1. Wynagrodzenie zasadnicze: – stanowi główny, stały i obligatoryjny element zatrudnienia, – stanowi podstawę do obliczania innych, uzupełniających składników wynagrodzenia (np. za pracę w godzinach nadliczbowych), – kwotę wynagrodzenia zasadniczego określa w stawce miesięcznej lub godzinowej.
2. Premia: – świadczenie o charakterze motywacyjnym – może mieć charakter stały, zazwyczaj jednak, jest ruchomym składnikiem wynagrodzenia, – powody do uzyskania premii są różnorodne, zgodne z potrzebami danego pracodawcy, – prawo do premii przysługuje pracownikowi z chwilą spełnienia przez niego określonych warunków jej uzyskania, które są określone np. w regulaminie wynagradzania.
3. Nagrody pieniężne : – są to świadczenia mające charakter uznaniowy, które pracownik może uzyskać na podstawie subiektywnej oceny pracy pracodawcy.
4. Dodatki stawkowe: Przyznanie dodatków podyktowane jest specjalnymi okolicznościami, związanymi ze specyfiką pracy bądź indywidualnymi cechami pracownika. Przepisy dotyczące prawa do podatku powinny być zawarte w umowie o pracę lub w odrębnych przepisach zakładowych. Pracodawca nie powinien przyznawać dodatku na podstawie subiektywnej oceny pracownika. Do dodatków określonych w prawie pracy zaliczamy: – dodatek za pracę w godzinach nocnych, który wynosi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia, – dodatek za pracę nadliczbową, wynoszący 50% lub 100% w zależności od przekroczenia godzinowego. Dodatki uregulowane w branżowych lub zakładowych przepisach płacowych, mogą być następujące: – dodatek za szkodliwość lub uciążliwość pracy, – dodatek zmianowy, np. za prace świadczoną na popołudniowych zmianach, – dodatek stażowy, przysługujący za wieloletnią pracę w danym zakładzie pracy, branży, bądź zawodzie – dodatek funkcyjny z tytułu zajmowania stanowiska kierowniczego, – dodatek specjalny, np. za posiadanie stopnia naukowego.
5. Dopłaty: – składnik wynagrodzenia, który równoważy wartość pracy dodatkowej, innej niż należąca do obowiązków pracownika (np. z tytułu opieki nad praktykantami) bądź pracy w wymiarze przekraczającym obowiązujące normy czasu pracy (dotyczy np. godzin nadliczbowych).
6. Prowizja: – wynagrodzenie dodatkowe zależne od uzyskanego w danym okresie wyniku finansowego lub procentowy udział w dochodach lub obrotach firmy, – prowizja może mieć charakter stały i być comiesięcznie wliczana do wynagrodzenia – stosowana głównie w handlu i usługach.
7. Deputat lub świadczenie w naturze: – przyznawane jeśli przewidują to przepisy ustawowe.

Wynagrodzenie ze stosunku pracy spełnia dwie funkcje:

• funkcję dochodową, gdyż jest źródłem dochodu pracownika,
• funkcję kosztową, gdyż jest podstawowym elementem kosztów pracy z tytułu zatrudnionych pracowników, dla pracodawcy.

Termin wypłaty wynagrodzenia

Wynagrodzenie to świadczenie okresowe, które jest wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym, ustalonym z góry terminie. Termin jego wypłacenia, podobnie jak również miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, powinny być zawarte w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie ustala regulaminu, wówczas zobowiązany jest umieścić wzmiankę o miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia w pisemnej informacji dla pracownika nie później niż do 7 dnia od daty zawarcia umowy o pracę.

Wynagrodzenie wypłacane jest raz w miesiącu z dołu (choć istnieje możliwość większej częstotliwości wypłat) nie później niż w ciągu 10 pierwszych dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeśli termin wypłaty wynagrodzenia przypada na dzień wolny od pracy, pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie w dniu poprzedzającym dzień wolny. Wyjątkiem są składniki wynagrodzenia za pracę, wypłacane, co dłuższy czas niż miesiąc, np. kwartalnie. Wypłaca się je z dołu w terminach uregulowanych w prawie pracy.

Pracodawca, który nie wywiązuje się z ustalonych terminów wypłaty wynagrodzeń, tym samym nie wypełnia obowiązków wobec pracowników, co skutkuje koniecznością wypłacenia wynagrodzeń w kwocie powiększonej o odsetki.

Ochrona wynagrodzenia za pracę

Wynagrodzenie za pracę podlega szeroko pojętej ochronie, która odbywa się poprzez:

• Brak możliwości zrzeczenia się przez pracownika wypłaty lub przeniesienia jej na inną osobę.
• Gwarancję uzyskania wynagrodzenia w co najmniej minimalnej wysokości,
• obowiązek cyklicznego wypłacania (przynajmniej raz w miesiącu), w stałym terminie,
• brakiem możliwości spełnienia świadczenia w innej postaci niż pieniężna,
• ustanowienie zasady wypłacania wypłaty do rąk własnych pracownika,
• określone zasady dokonywania potrącenia.

Stosunek pracy zwykle zostaje rozwiązany w trzech okolicznościach. Może to nastąpić z woli pracownika lub pracodawcy, czasem jednak stosuje się także rozwiązanie stosunku pracy za tzw. porozumieniem stron. Co do zasady pracodawca nie ma jednak możliwości wręczenia wypowiedzenia pracownikowi, jeśli ten nie jest obecny w pracy. Za niezgodne z obowiązującym prawem uznaje się sytuacje wypowiedzenia, jeśli pracownik sprawuje opiekę nad chorym członkiem rodziny, a także korzysta z urlopu wypoczynkowego lub rodzicielskiego. Analogiczna sytuacja występuje także w przypadku przebywania przez pracownika na zwolnieniu lekarskim. Warto zatem uświadomić sobie, jakie zasady obowiązują przy zwolnieniach lekarskich w trakcie wypowiedzenia.

Zwolnienie lekarskie a wypowiedzenie z pracy

W wielu sytuacjach zdarza się, że pracodawcy w dniu wręczenia pracownikowi wypowiedzenia z pracy muszą zmierzyć się z problemem odejścia w tym samym czasie podwładnego na zwolnienie lekarskie. Zazwyczaj w ten sposób pracownicy dążą do uchylenia się od obowiązku świadczenia pracy w trakcie okresu wypowiedzenia, niekiedy jednak taki stan rzeczy wynika z błędnego przeświadczenia o tym, że zwolnienie lekarskie niejako uchroni ich przed koniecznością odejścia z pracy, czyniąc je nieważnym. Tymczasem należy uświadomić sobie, że wręczenie pracownikowi wypowiedzenia w danym dniu i uzyskanie jego podpisu uskutecznia całą czynność. Co więcej, dotyczy to również sytuacji braku podpisu na takim dokumencie, samo wręczenie dokumentu wypowiedzenia w obecności świadka wystarczy bowiem do uznania wypowiedzenia za w pełni zobowiązujące. Jeśli pracownik przepracował cały dzień wypowiedzenia, należy mu się z tego tytułu wynagrodzenie jak za normalny dzień pracy, nie ma natomiast podstaw do orzeczenia o konieczności przyznania wynagrodzenia chorobowego.

Zwolnienie lekarskie wbrew pozorom nie chroni też przed wymogiem faktycznego przepracowania całego okresu wypowiedzenia, przewidzianego w umowie. W takim wypadku bowiem dana osoba odpracowuje cały czas wypowiedzenia po zakończeniu zwolnienia lekarskiego.

Okres wypowiedzenia a wynagrodzenie chorobowe

Pracownik ma prawo do ubezpieczenia chorobowego w trakcie całego czasu swojego zatrudnienia w danej firmie. Oznacza to zatem, że także osoby, które pracują w trakcie wypowiedzenia, dysponują wspomnianym uprawnieniem, podobnie jak wszyscy inni pracownicy, zatrudnieni w normalnym trybie. Osoba, która przebywa na zwolnieniu lekarskim w trakcie wypowiedzenia, może zatem pobierać wynagrodzenie chorobowe, podobnie jak wszyscy inni pracownicy. Analogicznie rzecz ma się również z zasiłkiem chorobowym. Fakt pracy w okresie wypowiedzenia nie wpływa ani na prawo do jego pobierania, ani też na zmianę jego wysokości.

Zakończenie okresu wypowiedzenia a kontynuacja chorobowego

Niekiedy terminy przebywania na zwolnieniu lekarskim a zakończenia okresu wypowiedzenia nie pokrywają się ze sobą. Dochodzi wówczas do sytuacji, gdy wypowiedzenie dobiegło końca, ale pracownik nadal może przebywać na zwolnieniu lekarskim. Kiedy ostatecznie ustaje stosunek pracy i dana osoba przestaje być formalnie pracownikiem danego zakładu, firmy czy przedsiębiorstwa, obowiązek płacenia zasiłku na jej rzecz przejmuje ZUS. Do niego w tym czasie należy zatem przekazać elektroniczne zwolnienie lekarskie. Na ogół jednak pracownik nie zachowuje w tym czasie prawa do pobierania zasiłku chorobowego, chyba że zostaną łącznie spełnione dwa warunki. Pierwszym z nich jest zapadnięcie na konkretną chorobę nie później niż dwa tygodnie po odejściu z pracy lub w terminie do 3 miesięcy w wypadku chorób zakaźnych oraz ujawniających się po dłuższym czasie niż ustawowe 14 dni. Drugi warunek dotyczy natomiast ciągłego trwania choroby przez co najmniej jeden miesiąc.

Wręczenie wypowiedzenia pracownikowi w trakcie jego nieobecności

Nieobecność pracownika w miejscu pracy stanowi poważną przeszkodę do wręczenia mu wypowiedzenia z pracy. Nie jest to jednak bynajmniej przeszkoda nie do przezwyciężenia. Obowiązujące w tym zakresie prawo zawarte w art. 53 Kodeksu pracy wskazuje bowiem na sytuacje, w których pracodawcy przysługuje prawo do rozwiązania umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia. Zasadniczo dotyczy to dwóch sytuacji. Jeśli pracownik pracował w danej firmie krócej niż pół roku, a jego choroba uniemożliwiająca mu normalne wykonywanie obowiązków służbowych trwa dłużej niż trzy miesiące, rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić bez wypowiedzenia. Tak samo jest wtedy, gdy pracownik pracuje w firmie co najmniej pół roku albo jego niezdolność do pracy została spowodowana chorobą zawodową lub wypadkiem przy pracy. Wtedy jednak taka niezdolność musi trwać dłużej od łącznego okresu pobierania z tego tytułu zasiłku, wynagrodzenia oraz świadczenia rehabilitacyjnego w okresie trzech pierwszych miesięcy. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia następuje w przypadku dłuższej niż miesiąc usprawiedliwionej nieobecności pracownika, która nastąpiła z innych niż wymienione przyczyn.

Od 1 września faktura do paragonu będzie możliwa do zrealizowania wyłącznie z numerem NIP nabywcy. Nowe przepisy mają na celu uszczelnienie systemu podatkowego i zapobieżenie nadużyciom stosowanym najczęściej w branży budowlanej i paliwowej. Przekonaj się jakie sankcje nałożone są za niestosowanie się do nowych przepisów.

Numer NIP ma stać się nowym, niezbędnym elementem wszystkich paragonów dokumentujących transakcję, do której ma zostać wystawiona faktura. Zmiany, o których słyszymy już od kilku miesięcy, zostaną wprowadzone na mocy ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Projekt zmiany ustawy trafił do Sejmu 31 maja 2019 r.

Zmiana w ustawie ma na celu uniknięcie nadużyć związanych z wystawianiem faktur do paragonów wydrukowanych, ale nieodbieranych przez klientów. W takich sytuacjach jedna firma uzyskuje korzyść majątkową, natomiast druga dokonuje odliczenia podatku VAT, mimo że fizycznie nie nabyła żadnych towarów, czy usług, wykazanych na fakturze.

Nowe zasady nie ograniczą w żaden sposób wystawiania faktur VAT dla podmiotów gospodarczych ani nie zmienią się zasady wystawiania faktur dla osób fizycznych. Nowe przepisy mają jedynie na celu wymuszenie pewnej konsekwencji przedsiębiorcy, mianowicie, jeśli dokonuje on zakupu jako podatnik, a nie konsument, to musi niezwłocznie poinformować o tym podczas transakcji nabycia towaru lub usługi – nie może tego zgłosić później.

Uzasadnieniem dla projektu ustawy jest fakt, że regulacja ma tylko odzwierciedlać zasady określone w ustawie o VAT, zgodnie z którymi przedsiębiorca nie może wybierać, czy dokonuje zakupu jako konsument, czy jako podmiot gospodarczy. Jeżeli zakup został dokonany poprzez konsumenta, nie można dokonać już zmiany charakteru zakupu po fakcie, czyli wykorzystać paragonu z zakupu do celów prowadzonej działalności i dokonać odliczenia VAT. Jak wnosi nowa ustawa- nabycie towaru, czy usługi na rzecz podmiotu gospodarczego należy dokumentować fakturą, a nie paragonem fiskalnym.

Ustawodawca zadbał również o użytkowników kas fiskalnych starszej daty, gdzie nie ma możliwości wydruku numeru NIP bezpośrednio na paragonie. Użytkownicy starszych kas fiskalnych nie zostaną obciążeni kosztami- nie będzie potrzeby wymiany kas na nowe. W przypadku trafienia na kasę starszej generacji, nabywca zmuszony jest poinformować sprzedawcę, iż dokonuje zakupu jako podatnik. W takiej sytuacji, sprzedawca zobowiązany jest do wydruku faktury, bez uprzedniego wydruku paragonu.

Kary za fakturę do paragonu nieposiadającego NIP-u nabywcy

Ustawa przewiduje także sankcje za nieprzestrzeganie nowych przepisów. W ustawie o VAT znajdzie się nowy art. 106 ust. 6, który informuje, że w przypadku wystawienia faktury do transakcji udokumentowanej paragonem z kasy fiskalnej, który nie posiada NIP-u nabywcy, na podatnika zostanie nałożona kara w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego, w wysokości 100% kwoty podatku VAT zawartego na fakturze.

Nowy przepisy, dotyczące wprowadzenia obowiązku stosowania numeru NIP nabywcy na paragonie, do którego ma zostać wystawiona faktura, wejdą w życie 1 września 2019 r. W art. 109 ust. 3B po zmianach ma znaleźć się przepis przejściowy, mówiący o tym, że nowe zasady nie będą dotyczyły sprzedaży za ewidencjonowanej na kasie przed rozpoczęciem obowiązywania nowych przepisów.

W 2018 roku weszły w życie zmiany w regulacjach prawnych odnoszących się do tymczasowego zatrudniania osób pochodzących spoza Polski. W świetle powyższego zasadnym wydaje się zatem pytanie o to, czy zasady zawierania umów z cudzoziemcami różnią się w jakikolwiek sposób od zasad zatrudniania rodzimych Polaków. W szczególności warto zwrócić uwagę na reguły tworzenia umów o pracę oraz cywilnoprawnych, w których jedną ze stron są osoby zagraniczne oraz na język zawierania takich umów. Dobrze jest także rozważyć, do jakich zasad – polskich czy zagranicznych – powinni odwołać się pracodawcy przy legalnym zatrudnianiu osób pochodzących z zagranicy.

Ogólne zasady

Pozycja pracowników oraz przypadające im w udziale prawa i obowiązki nie zależą od narodowości, oraz kraju ich pochodzenia. Zarówno Polaka, jak i cudzoziemca zatrudnia się w oparciu o dokładnie ten sam system przepisów prawnych. Osoby zagraniczne, podobnie jak rodzimych mieszkańców Polski, można zatrudnić na podstawie umowy o pracę na czas określony i nieokreślony, nic jednak nie stoi na przeszkodzie podjęcia z nimi współpracy w oparciu o umowę zlecenie czy umowę o dzieło lub też tzw. kontrakt menadżerski. Trzeba pamiętać o tym, że w przypadku wyboru przez strony zawierające umowę polskiego prawa pracy do sporządzenia umowy należy zastosować przepisy Kodeksu Cywilnego albo Kodeksu pracy.

Przepisy polskie czy zagraniczne?

Przy zawieraniu umowy o pracę lub jakiejkolwiek innej umowy z cudzoziemcami należy uświadomić sobie, że w pewnym stopniu – pomimo stałego lub czasowego pobytu w Polsce – podlegają oni ustawodawstwu własnego kraju ojczystego, co w niektórych wypadkach może doprowadzić do pewnej kolizji między polskimi a zagranicznymi przepisami. Jeśli pracodawca nie jest pewien, z których przepisów skorzystać w danym momencie, powinien niezwłocznie zaznajomić się z odpowiednimi wytycznymi zawartymi w Ustawie z dnia 4 lutego 2011 roku – Prawo prywatne międzynarodowe, a także w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 czerwca 2008 roku w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych. Wszystkie umowy o pracę czy też cywilnoprawne łączące określonym stosunkiem prawnym podmioty wywodzące się z różnych krajów uznaje się za wspomniane zobowiązanie umowne. Przepisy tego Rozporządzenia stosuje się odpowiednio do rodzaju danego zobowiązania.

Swoboda wyboru umowy

Zasadniczo to, jakie prawo przy zawieraniu umów zostanie wybrane przez strony, zależy tylko od nich. Takiego wyboru można dokonać w wyraźny sposób lub też dochodzi do niego automatycznie w oparciu o konkretne okoliczności sprawy czy też postanowienia umowy. Wybór prawa właściwego zazwyczaj odnosi się do całości zawieranej umowy, niekiedy jednak dotyczy on tylko jej części. Co więcej, po upływie pewnego czasu strony mogą zgodnie postanowić o zmianie prawa, któremu podlega dana umowa, nie naruszając przy tym ważności takiej umowy ani z uwagi na jej formę, ani też uprawnienia przysługujące osobom trzecim. Trzeba jednak pamiętać o tym, że wybór danego prawa nie może wiązać się z pogorszeniem sytuacji pracownika pochodzącego z zagranicy. W przypadku braku wyboru określonego prawa, na którym bazuje umowa o pracę, przyjmuje się, że należy brać pod uwagę państwo, w którym lub z którego jest świadczona praca. Tymczasowe zatrudnienie w innym kraju nie pociąga za sobą konieczności zmiany państwa, w którym dochodzi do standardowego świadczenia pracy na rzecz określonego podmiotu. Jeśli nie da się ustalić miejsca wykonywania pracy, bierze się pod uwagę państwo, gdzie jest zlokalizowana firma, dzięki której zatrudniono pracownika. W przypadku wykonywania obowiązków służbowych w różnych krajach,prawem obowiązującym przy zawieraniu umowy staje się kraj, gdzie dochodzi do realizacji większości zobowiązań zawodowych. Także w odniesieniu do umów cywilnoprawnych można wybrać właściwe prawo w każdym przypadku. Brak takiego wyboru oznacza uwzględnienie prawa państwa, gdzie usługodawca przebywa na stałe (tzw. miejsce zwykłego pobytu).

Język zawierania umów

Jeśli chodzi o umowy o pracę, obowiązuje generalna zasada sporządzania ich w języku polskim. Jeśli jednak dany cudzoziemiec nie zna polskiego języka, może złożyć wniosek o sporządzenie takiej umowy w języku obcym. Należy jednak uprzednio pouczyć te osoby o konieczności sporządzania umów o pracę w języku polskim. W takim wypadku wszelką dokumentację odnoszącą się do danego pracownika trzeba prowadzić zarówno w języku polskim (dla polskich urzędów skarbowych, zakładów ubezpieczeń społecznych itp.), jak i obcym (dla samego cudzoziemca, wykazującego się niedostateczną znajomością języka polskiego). Chodzi tutaj o zapobieganie przypadkom dyskryminowania pracowników ze względu na rasę czy narodowość.

Co do umów cywilnoprawnych, nie obowiązuje tutaj zasada wyłącznego używania języka polskiego. Umowa zlecenie, umowa o dzieło czy kontrakt menedżerski mogą być zatem zawierane w dowolnym języku, wybranym zgodnie przez strony umowy.

Coraz częściej spotykamy się z ofertami pracy, które posiadają atrakcyjną ofertę dla pracownika. Pracodawca, chcąc zatrudnić dobrego pracownika, musi zaproponować mu atrakcyjną ofertę pracy, dlatego też poza wynagrodzeniem są mu oferowane dodatkowe benefity, między innymi pakiety medyczne. W dzisiejszym artykule dowiedzą się Państwo czy należy wykazywać je w deklaracji VAT -7 ?

Osoby zatrudniane na umowy o pracę mogą korzystać z oferowanych im przez pracodawcę dodatkowych świadczeń finansowanych ze środków obrotowych firmy np. z pakietów medycznych w zakresie ochrony i profilaktyki zdrowia oraz ochrona ubezpieczeniowa, udzielane zainteresowanym pracownikom nieodpłatnie, bądź za częściową odpłatnością.

Cechą wspólną wszelkich pakietów medycznych jest to, że objęte są zwolnieniem z VAT, czyli w związku z ich zakupem przez pracodawcę nie występuje podatek naliczony, który pracodawca mógłby odliczyć. Nie oznacza to jednak, że udzielając ich pracownikom, pracodawca nie jest obowiązany rozliczyć VAT analogicznie, jak przy sprzedaży tego rodzaju usług.

Obowiązujące przepisy zasadniczo nie obligują pracodawców do zapewnienia pracownikom darmowej opieki medycznej, czy ochrony ubezpieczeniowej w zakresie wykraczającym poza badania pracownicze oraz ubezpieczenia obowiązkowe. Jeżeli pracodawca, pomimo braku takiego obowiązku, organizuje osobom zatrudnionym tego rodzaju świadczenia, to wówczas należy zaliczyć je do działań ukierunkowanych na zaspokojenie prywatnych potrzeb tych osób. Taka kwalifikacja z kolei oznacza, że pracodawca, udzielając darmowych świadczeń, z reguły wykonuje nieodpłatne usługi na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą i tym samym podlegające opodatkowaniu VAT. Aby jednak prawidłowo ustalić skutki udzielania pracownikom świadczeń uprzednio nabytych przez pracodawcę ze zwolnieniem z VAT, należy odrębnie odnieść się do sytuacji, w których: pracownik przenosi za nie, chociażby częściową odpłatność bądź uzyskuje je nieodpłatnie.

1. usługa za odpłatnością – gdy od pracownika pobierana jest pełna bądź częściowa odpłatność za pakiety medyczne czy ubezpieczenie, ma wówczas miejsce odsprzedaż (refakturowanie), pracodawca nabywa bowiem usługi we własnym imieniu, tnz. zamawia i płaci za te usługi oraz otrzymuje wystawioną na siebie fakturę, po czym pobiera zapłatę od pracowników, którzy bezpośrednio z tych usług korzystają. Nie jest przy tym ważne czy kwota uiszczana przez pracownika odzwierciedla cenę zakupu usługi, czy pracodawca odsprzedaje ją pracownikowi na preferencyjnych warunkach (np. za 1 zł). Z tytułu takiej „odsprzedaży” pracodawca powinien wykazać w deklaracji VAT-7 obrót z tytułu świadczenia usług, stosując przy tym właściwą stawkę VAT. W odniesieniu do tzw. pakietów medycznych oraz ubezpieczeniowych – przy zachowaniu ustawowych warunków – odsprzedaż powinna nastąpić ze zwolnieniem od podatku.
2. nieodpłatnie- druga z sytuacji dotyczy zapewniania pracownikom darmowych świadczeń medycznych oraz ubezpieczeniowych. W tym wypadku zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów ustawy o VAT wydaje się, że z punktu widzenia pracodawcy również będzie miało miejsce świadczenie usług objętych opodatkowaniem VAT, które powinny zostać ujęte w deklaracji VAT-7. Taki pogląd prezentują niektóre organy podatkowe w wydawanych interpretacjach, w których nie tylko wskazują na konieczność wykazania sprzedaży zwolnionej z tytułu nieodpłatnego świadczenia usług objętych zwolnieniem, ale dodatkowo podkreślają, że obrót ten należy uwzględnić przy wyliczaniu współczynnika odliczenia VAT.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność handlową, jeśli osiągają z jej tytułu dochody wyższe niż 20 tys. zł w skali całego roku, a jego klientami są osoby fizyczne nieprowadzące własnych przedsiębiorstw, powinni posiadać kasy fiskalne. Za posiadaniem takiej kasy idzie szereg obowiązków, których musi spełnić przedsiębiorca, aby faktycznie zadośćuczynić ciążącym na nim zobowiązaniom podatkowym, nie popełniając w tym zakresie żadnych błędów czy też niedociągnięć. Jednym z najważniejszych obowiązków jest niewątpliwie systematyczne sporządzanie raportów sprzedaży – tak dobowych, jak i miesięcznych. Trzeba bowiem pamiętać o tym, że w wypadku kas fiskalnych nie księguje się ani samych paragonów, ani dołączonych do nich faktur.

Obowiązek fiskalizacji kasy

Jeśli dany podmiot gospodarczy został zobowiązany do ewidencjonowania prowadzonej przez siebie sprzedaży przy wykorzystaniu kas fiskalnych przed rozpoczęciem ich faktycznego użytkowania, trzeba dopełnić różnych formalności. Przede wszystkim należy ją sfiskalizować, co może uczynić tylko specjalnie do tego uprawniony pracownik serwisu kas, dysponujący przyznanym mu przez importera lub producenta maszyny identyfikatorem. Po dokonaniu czynności fiskalizacyjnych podatnik ma jeden tydzień na zgłoszenie faktu zakupu i użytkowania danej kasy we właściwym dla danego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej urzędzie skarbowym, gdzie kasie nadaje się numer ewidencyjny, który trzeba przykleić do danej kasy. Do danego urządzenia zwykle dołącza się także książkę kasy, którą podatnik zobowiązany jest systematycznie prowadzić. Osobno fakt fiskalizacji danej kasy zgłasza także serwisant.

Reguły księgowania przychodów z kasy fiskalnej

Aby odpowiednio zaksięgować przychody pochodzące z kasy fiskalnej, należy na bieżąco sporządzać dobowe oraz miesięczne raporty kasowe. Dzięki tym raportom dochodzi do trwałego zapisania w module fiskalnym kasy całodziennego utargu. Każdy raport dobowy trzeba sporządzić po zakończeniu danego dnia sprzedaży, w niektórych sytuacjach można to także przełożyć na następny dzień, pod warunkiem jednak, że sporządzenie takiego raportu nastąpi jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży w tym dniu. Z kolei raporty miesięczne przygotowuje się ostatniego dnia miesiąca po zakończeniu sprzedaży. Można tego dokonać także następnego dnia, ale jeszcze przed realizacją pierwszej sprzedaży w tym dniu. Raporty fiskalne zwykle generowane są automatycznie przez kasy fiskalne. Na takich dokumentach znajdują się sumaryczne dane odnoszące się do obrotu handlowego oraz kwot VAT, które trzeba opłacić za daną dobę lub konkretny okres, biorąc pod uwagę różne stawki podatkowe oraz sprzedaż zwolnioną z podatku. Oprócz raportów fiskalnych kasy przygotowują również raporty niefiskalne, wspomagające działalność przedsiębiorcy (na przykład stan kasy, statystyki sprzedaży itd.,). Brak dokonanej w danym dniu sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku dokonywania raportów dobowych dla danego dnia. Wszelkie dokumenty kasowe, takie jak raporty sprzedaży, paragony, ewidencja przychodów czy księga rozchodów i przychodów winny być przechowywane przez przedsiębiorcę w odpowiedni sposób przez co najmniej pięć lat.

Księgowanie przychodów z kasy fiskalnej za pomocą KPiR

Dla podatników, którzy rozliczają się w oparciu o zasady ogólne lub też przy wykorzystaniu podatku liniowego udostępniono możliwość księgowania przychodów z kasy fiskalnej w księdze przychodów i rozchodów. Aktualnie to do nich samych należy decyzja odnośnie rozliczania podatków dochodowych na bazie dobowych czy miesięcznych raportów. W tym pierwszym wypadku zapisuje się raporty dobowe pod odpowiednią datą, natomiast raporty miesięczne zapisuje się w KPiR pod koniec każdego miesiąca. Odpowiedni wpis należy zawrzeć w kolumnie 7, zatytułowanej sprzedaż towarów i usług. W raportach miesięcznych trzeba uwzględnić pewne kwoty oddziałujące na wysokość dochodu, na przykład zwroty. Oprócz tego, od podatnika oczekuje się również prowadzenia dwóch dodatkowych ewidencji, odnoszących się do ewidencji zwrotów oraz ewidencji oczywistych pomyłek. Za podstawę zapisów w księgach rachunkowych uznaje się wydruki z kasy fiskalnej przybierające postać dobowych raportów o charakterze fiskalnym.

Co z podatnikami opłacającymi ryczałt?

Także osoby rozliczające się z fiskusem na zasadach ryczałtu mają prawo do samodzielnego zdecydowania, czy chcą się rozliczać w oparciu o raporty dobowe, czy też miesięczne. Ponadto oni również muszą prowadzić dwie wspomniane powyżej ewidencje, czyli ewidencję oczywistych pomyłek, a także ewidencję zwrotów. Trzeba jednak pamiętać również o tym, żeby wszystkie transakcje zaksięgować w ewidencji przychodów w oparciu o określone wcześniej stawki ryczałtu. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w wypadku podatników oraz tych przedsiębiorców i właścicieli firm, którzy swoją działalność prowadzą w oparciu o rozmaite stawki ryczałtu, określone w stosownych przepisach prawnych.

Odpowiedzialność pracodawcy

Za łamanie przepisów prawa pracy, w szczególności tych, dotyczących uprawnień pracowników, odpowiedzialny jest pracodawca. Naruszenie praw pracownika zazwyczaj klasyfikowane jest jako wykroczenie usankcjonowane karą grzywny. Jednak bywają sytuacje, w których wykroczenie może zostać potraktowane jako przestępstwo, które grozi odpowiedzialnością karną z możliwością, nawet- pozbawienia wolności.

Do naruszeń przepisów prawa pracy zaliczamy sytuacje, gdy pracodawca:

• nie wypłaca wynagrodzenia za pracę,
• wypłaca wynagrodzenie nieterminowo,
• zaniża przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy,
• narusza przepisy bhp,
• nie zgłasza wymaganych danych do ZUS,
• nie rozlicza nadgodzin.

W zależności od okoliczności powyższe zdarzenia mogą zostać potraktowane jako wykroczenie bądź przestępstwo. Jednak jest to o tyle trudne, że wg Kodeksu Karnego odpowiedzialność karną ponosi ten, który popełnił czyn zabroniony pod groźbą kary przez prawo. Z drugiej strony, czynu, który ma znikomą szkodliwość dla społeczeństwa, nie można nazwać przestępstwem.

Niewypłacenie wynagrodzenia za pracę jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jeżeli przypadek ten ma miejsce jednorazowo, wówczas nie jest to przestępstwo. Natomiast wielokrotne niewypłacenie przez pracodawcę należnego wynagrodzenia, przeczy już osiągnięciu założonego przez prawo stanu, tj. terminowego wypłacenia wynagrodzenia za pracę.

Istnieją przewinienia przeciwko prawom osób, które wykonują pracę zarobkową, które nazywane są przestępstwem, mimo że nie posiadają cech złośliwości, czy uporczywego trwania przy niedozwolonym zachowaniu. Takie zachowania to np.

• narażenie pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia lub zdrowia, w wyniku niedopełnienia obowiązków z zakresu bhp,
• niepowiadomienie w terminie właściwego organu, o wypadku przy pracy lub chorobie zawodowej albo niesporządzenie, lub nieprzedstawienie wymaganej dokumentacji,
• niezgłoszenie do właściwego organu (ZUS) wymaganych przez prawo danych lub podanie nieprawdziwych danych, mających wpływ na prawo do świadczeń lub ich wysokość,
• odmowa ponownego przyjęcia do pracy osoby, która ma do tego prawo na mocy orzeczenia właściwego sądu.

Odpowiedzialność osoby zajmującej się sprawami kadrowymi

Pracodawca ma wobec pracowników obowiązki związane z zatrudnieniem, wynagradzaniem, czy określaniem ich uprawnień, ale w praktyce często zleca je osobie zajmującej się działem kadr. Z tego tytułu stanowisko takiej osoby, obarczone jest dużą odpowiedzialnością za wykonywanie obowiązków pracodawcy wobec pracowników.

Do obowiązków osoby zajmującej się kadrami należy:

• sporządzanie umów o pracę oraz oświadczeń o ich rozwiązaniu,
• wypełnianie świadectw pracy,
• obliczanie wymiaru urlopu,
• obliczanie wynagrodzeń,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy,
• prowadzenie akt osobowych pracowników,
• prowadzenie wszelkich wymaganych ewidencji i rejestrów,
• wypełnianie obowiązków informacyjnych wobec instytucji państwowych.

W sytuacji, gdy kadry nieprawidłowo ustalą uprawnienia pracownicze, może to spowodować niekorzystne skutki zarówno dla pracownika, który przykładowo nie uzyska przysługującego mu świadczenia, jak i dla pracodawcy – w przypadku, gdy pracownik złoży skargę na pracodawcę do Państwowej Inspekcji Pracy lub wystąpi o wypłacenie należności do sądu pracy.

Zakres odpowiedzialności osoby zajmującej się kadrami uzależniony jest od zakresu uprawnień i stopnia decyzyjności, jakich przydzieli mu pracodawca. Kadrowy/a, jak każdy inny pracownik, odpowiada przed pracodawcą za niedopełnienie obowiązków oraz ewentualną szkodę, do jakiej może doprowadzić swym działaniem. Ewentualne nieprawidłowości stwierdzone np. przez Inspektora Pracy, są jednak zarzucane pracodawcy i to on poniesie za nie odpowiedzialność. Podobnie w przypadku, gdy pracownik na podstawie złego obliczenia, otrzyma zaniżone wynagrodzenie – w tym przypadku odpowiedzialność za taką sytuację również ponosi pracodawca, natomiast osoba zajmująca się kadrami odpowiada względem pracodawcy. Pracownik na stanowisku kadrowego, który nie wypełnia należycie swoich obowiązków, ponosi odpowiedzialność służbową, porządkową lub materialną. Osoba, która dokonała nieprawidłowych obliczeń lub nie prowadziła rzetelnie akt osobowych, może ponieść konsekwencje służbowe- nawet rozwiązanie umowy.

Odpowiedzialność porządkowa osoby zajmującej się kadrami dotyczy wyłącznie przewinień o charakterze porządkowym, np. nieprzestrzeganie reguł czasu pracy- (spóźnianie się). W takich sytuacjach pracodawca może wyciągnąć konsekwencje w postaci kary upomnienia, nagany, bądź kary pieniężnej, choć ta ostatnia stosowana jest tylko za nieprzestrzegane przepisów bhp lub ppoż., opuszczanie pracy bez usprawiedliwienia, czy stawianie się do pracy w stanie nietrzeźwości.

Odpowiedzialność materialna ma miejsce wtedy, gdy pracodawca oczekuje od Kadrowego naprawy szkody, którą ten wyrządził przez swoje zaniedbanie. Odszkodowanie dla pracodawcy obejmuje rzeczywistą stratę, np. kwotę odszkodowania, jaką pracodawca musiał wypłacić pracownikowi z tytułu wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Kara pieniężna nie może przekraczać trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika kadrowego, jednak w niektórych przypadkach (np., gdy pracownik działał celowo), pracodawca może żądać wyrównania szkody w pełnej wysokości.

Środki trwałe niekiedy ulegają ulepszeniu. Pod tym pojęciem z reguły kryje się przebudowa określonego składnika majątku, jego rozbudowa, modernizacja, adaptacja lub rekonstrukcja. Obowiązująca obecnie ustawa o PIT wskazuje jasno, co należy zrobić w sytuacji ulepszenia środka trwałego, jeśli chodzi o dokonywanie odpisów amortyzacyjnych. Trzeba mieć świadomość, że wydatki ponoszone na wspomniane ulepszenie środka trwałego nie zaliczają się do kosztów uzyskiwania przychodów. Dochodzi tutaj do stopniowego obciążenia kosztów podatkowych dzięki realizowanej co miesiąc amortyzacji. Suma ulepszenia środka trwałego zostaje powiększona o początkową wartość konkretnego składnika majątku.

Amortyzacja i ulepszenie środka trwałego

Reguły amortyzacji konkretnego środka trwałego zasadniczo nie ulegają jakimś znaczącym przemianom pod wpływem ulepszenia środka trwałego. Trzeba jednak pamiętać o tym, że w takim wypadku należy dokonywać odpisów amortyzacyjnych, biorąc pod uwagę początkową wartość danego środka trwałego powiększoną o rozpatrywaną całościowo kwotę wydatków poniesionych na ulepszenie tego środka. Natomiast stosowanie wcześniej wykorzystywanych metod – degresywnej oraz liniowej – nie ulega większym zmianom we wspomnianym przypadku. Trzeba jednak wziąć pod uwagę konieczność stosowania wybranej wcześniej metody amortyzacji aż do momentu dokonania pełnej amortyzacji danego środka. Nawet jeśli wspomniany środek trwały uległ ulepszeniu, nie pociąga to za sobą konieczności ponownego rozpoczęcia amortyzacji lub zmiany wykorzystywanej dotychczas metody w tym zakresie.

Amortyzacja liniowa i zwiększenie wartości środka trwałego

Dotychczasowa amortyzacja środka trwałego przy wykorzystaniu metody liniowej nie zmienia się nawet po ulepszeniu tego środka, a co za tym idzie, także zwiększeniu jego wartości. Koszty ulepszenia dodaje się do wartości początkowej danego środka. Zwiększenie odpisu amortyzacyjnego uwzględnia się w miesiącu, który następuje bezpośrednio po miesiącu, w którym zostało dokonane wspomniane ulepszenie. A zatem na przykład ulepszenie środka trwałego w maju, sprawia, że odpisy amortyzacyjne w swoim zwiększonym wymiarze nalicza się od czerwca.

Amortyzacja degresywna i zwiększenie wartości środka trwałego

Trochę inne zasady panują przy amortyzowaniu środków trwałych za pomocą metody degresywnej. W takim przypadku odpisów amortyzacyjnych od całokształtu początkowej wartości danego składnika majątku dokonuje się jedynie w pierwszym roku amortyzacji. W kolejnych latach amortyzację również liczy się od ustalonej wcześniej na początek lat jej wykorzystywania początkowej wartości, która jednak ulega pomniejszeniu o kwotę dotychczasowych odpisów amortyzacyjnych. Jeśli odpis amortyzacyjny ustalony za pomocą metody degresywnej w następnym roku będzie oscylował na niższym poziomie w porównaniu do odpisu amortyzacyjnego dokonanego metodą liniową, wówczas przyjmuje się zasadę przejścia od początku tego roku na metodę amortyzacji liniowej. Odnosi się to również do ulepszenia środków trwałych. A zatem, jeśli do ulepszenia środków trwałych doszło jeszcze w pierwszym roku amortyzacji, w takim wypadku już w tym samym roku można powiększyć wartość początkową o koszty ulepszenia. Z kolei, jeśli do ulepszenia środka trwałego dojdzie w następnych latach, w takim wypadku wartość danego składnika majątku wzrasta dopiero w kolejnym roku następującym po roku, w którym dokonano konkretnego ulepszenia.

Amortyzacja wcześniej zamortyzowanych środków

W przypadku środków trwałych, których amortyzację już zakończono, jeśli doszło do ich ulepszenia, należy na nowo rozpocząć amortyzację, biorąc jednak pod uwagę tylko wartość poniesionych na modernizację danego środka kosztów. Nie można jednak w takim wypadku zmieniać metody dokonywania amortyzacji, trzeba wykorzystać tą, która była używana wcześniej, przy pierwszej amortyzacji danego środka. Uwzględniając jednak fakt, że niezależnie od wybranej metody (degresywnej czy liniowej) ostatecznie amortyzację kończy się metodą liniową, ponowne rozpoczęcie czynności amortyzacyjnych po ulepszeniu środka trwałego, bazuje właśnie na metodzie liniowej. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zatem w miesiącu, który nastąpił po upływie miesiąca, w którym dokonano modernizacji danego środka.

O czym należy pamiętać?

Warto mieć świadomość, że za faktycznie ulepszone środki trwałe uznaje się takie środki, na których przebudowę, rozbudowę, modernizację lub modyfikację bądź adaptację wydano w danym roku podatkowym kwotę przekraczającą 3500 zł. Wydatki te muszą doprowadzić również do wzrostu wartości użytkowej w relacji do wartości z dnia przejęcia do używania danych środków trwałych. Wartości te mierzy się głównie przy uwzględnieniu zdolności twórczej, okresu użytkowania, jakości produktów wytwarzanych dzięki ulepszonym środkom trwałym, a także faktycznymi kosztami eksploatacyjnymi z tego wynikającymi. Ulepszenie środka trwałego prowadzi do wydłużenia okresu amortyzacji.