Delegacje krajowe

Choć temat wyjazdów służbowych jest powszechny, często nie wiemy do końca, na czym polegają zobowiązania pracodawcy wobec wysyłanego w delegacje pracownika. Warto dowiedzieć się co nam przysługuje i jakie wydatki możemy wliczyć w koszta takiej podróży, zanim się w nią wybierzemy.

Na początku warto wspomnieć, czym w zasadzie jest podróż służbowa – otóż podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy, poza miejscowość swojego stałego miejsca pracy. Z tytułu delegacji, pracownikowi przysługują określone należności mające pokryć jej koszty. Pamiętajmy jednak, że stałe wykonywanie pracy w różnych miejscach i terminach, wynikające ze specyfiki pracy, nie może zostać zaliczone do podróży służbowej i tym samym takiemu charakterowi pracy nie przysługują specjalne przywileje.

Według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – pracownikowi odbywającemu delegację przysługują środki na pokrycie kosztów podróży.

Dieta w delegacji

Pierwszym pojęciem, o jakim trzeba wspomnieć w kontekście zwrotu kosztów podróży służbowej, jest dieta. Dieta to nic innego jak pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w delegacji. Aktualnie dzienna dieta w delegacji krajowej wynosi 30 zł i nalicza się ją, rozpoczynając od pierwszej do ostatniej doby podróży, a więc od dnia dojazdu do dnia powrotu.

Co w momencie, kiedy podróż nie trwa pełnej doby? Poniżej przedstawiono sposób naliczania diety za niepełną dobę:

  • podróż trwająca od 8h do 12 h – pracownikowi przysługuje połowa diety dobowej,

  • podróż trwająca więcej niż 12 h – pracownikowi należy się pełna dobowa dieta.

Każda pełna doba podróży płatna jest w pełnym wymiarze, natomiast każda kolejna niepełna rozpoczęta doba jest naliczona następująco:

  • niepełna doba trwająca do 8 h – pracownik pobiera połowę diety dobowej,

  • niepełna doba przekraczająca 8 h – pracownik ma prawo do diety w pełnym wymiarze.

Pracownik nie ma prawa do diety w momencie, gdy zostało mu zapewnione wyżywienie, czyli co najmniej trzy posiłki na dobę, oraz w dzień wolny, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości zamieszkania.

Warto wspomnieć, że diety nieprzekraczające limitu określonego w rozporządzeniu są wolne od podatku dochodowego i nie stanowią podstawy do naliczania składek ZUS.

Koszty noclegu w krajowej podróży służbowej

Pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów podróży pracownikowi przebywającemu w delegacji krajowej, na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków, bądź faktur z hotelu, czy innego miejsca świadczącego usługi noclegowe. W sytuacji, gdy pracownik nie okaże dokumentów potwierdzających cenę przebytego noclegu, wówczas pracodawca zobowiązany jest do zwrotu kosztów dla pracownika w formie ryczałtu za nocleg, którego wartość stanowi 150% wysokości diety (45 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje pracownikowi, któremu nie został zapewniony nocleg przez pracodawcę, przy czym należy pamiętać, że musiał on trwać minimum 6 h, pomiędzy godziną 21.00, a 7.00 rano.

Koszty transportu w delegacji

Wybór środka transportu, jakim będzie poruszał się pracownik w podróży służbowej, leży po stronie pracodawcy. Może to być pociąg, samochód, statek, autobus lub samolot, przy czym w przypadku pociągu i samolotu, może to być tylko I lub II klasa. W przypadku, gdy pracownik zmieni wybrany środek transportu bez uzasadnienia, pracodawca nie jest zobowiązany do zwrócenia mu kosztów przejazdu.

Zwrot kosztów przejazdu w delegacji rozliczany jest tak samo, jak w przypadku kosztów noclegu- na podstawie okazanych przez pracownika rachunków/faktur. W przypadku nieokazania dokumentów zapłaty za przejazdy służbowe można również rozliczyć się ryczałtowo- w tym wypadku pracownikowi należy się 20% diety, to jest 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Istnieje także możliwość przejazdu służbowego własnym samochodem, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę. W tym wypadku pracownikowi należy się rozliczenie wg stawki kilometrowej uregulowanej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawki kilometrowe przedstawiają się następująco:

  • samochód osobowy o pojemności do 900 cm³ – 0,5214 zł

  • samochód o pojemności ponad 900 cm³ – 0,8358 zł

  • motocykl – 0,2302 zł

  • motorower – 0,1382


Inne wydatki w delegacji krajowej

Innymi wydatkami, jakie pracownik może ująć w rozliczeniu kosztów poniesionych w delegacji, są m.in. koszty parkingu, przejazdów autostradą, bilety wstępu na targi, itp. Powinno się je udokumentować i uwzględnić w rozliczeniu za podróż służbową z pracodawcą.

Warto wspomnieć, że pracownik może otrzymać zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej. Z zaliczki tej pracownik winien jest rozliczyć się w ciągu 14 dni od powrotu z delegacji.

Koszty poniesione w podróży służbowej, a podatki

Zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej dla pracownika stanowi przychód ze stosunku pracy, który nie jest opodatkowany, ponieważ nie ma on charakteru przysporzenia majątkowego.

Wszelkie kwoty wypłacone pracownikowi w ramach podroży służbowej, stanowią koszty podatkowe dla pracodawcy. Wyjątkową sytuację może stanowić przypadek, w którym pracownik podróżuje prywatnym samochodem i przekroczy określone dla danej pojemności oraz rodzaju pojazdu limity. Jeśli jednak wspomniane limity nie zostaną przekroczone, pracownik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby zaliczyć koszt podróży do kosztów podatkowych pracodawcy.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą również wciągnąć wydatki poniesione z tytułu delegacji do kosztów podatkowych, jednak owe koszty muszą mieć wpływ na uzyskanie przychodu.

Faktura do paragonu dla osoby prywatnej nieprowadzącej własnej działalności – zmiany w 2019

Faktury to dokumenty, które potwierdzają prawo danego podmiotu gospodarczego do uzyskania zapłaty za przekazany towar lub zrealizowaną usługę. Na podstawie faktur urząd skarbowy pobiera również należny podatek. A zatem faktury można uznać za jedne z najważniejszych dokumentów w praktyce prowadzenia firmy. Niekiedy jednak w określonych okolicznościach wystawienia faktur domagają się także osoby prywatne, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej. W takim wypadku przedsiębiorcy często nie wiedzą, co mogą zrobić. Czy można bowiem wystawić fakturę do paragonu fiskalnego? Jakie zasady obowiązują w tej kwestii?

Faktura dla osoby prywatnej

Osoba, która nie posiada własnej firmy w określonych sytuacjach, może zażądać od sprzedawcy czy też świadczeniodawcy wystawienia faktury na swoje nazwisko. Dotyczy to również sytuacji, gdy osoba ta otrzymała wcześniej paragon fiskalny. W takim wypadku należy jednak poprosić klienta o zwrot paragonu. Przychody księguje się w oparciu o raport z kasy. Trzeba jednak przy tym pamiętać również o pewnych zobowiązaniach dotyczących JPK_VAT. Zgodnie z tymi wytycznymi, fakturę do paragonu trzeba zaksięgować do ewidencji podatkowych. Stąd też bardzo ważne jest pomniejszenie kwoty zawartej w raporcie kasowym o przychód zawarty na fakturach do paragonu. W ten sposób można uniknąć zdublowania dochodów. Z reguły dokonuje się tego przy wykorzystaniu dwóch sposobów. Można zatem natychmiastowo pomniejszyć zaksięgowany w raporcie z kasy fiskalnej przychód, księgując tylko te paragony, do których nie dołączono faktur. Możliwe jest również zaksięgowanie pełnego raportu z kasy fiskalnej przy późniejszym wprowadzeniu dodatkowych wpisów oznaczonych znakiem minus. Wykorzystuje się do tego rejestry VAT faktur do paragonu. Trzeba jednak pamiętać o tym, aby koniecznie odebrać od klienta paragon fiskalny, zanim jeszcze przekaże się mu fakturę.

Obowiązek wystawienia faktury na rzecz klienta prywatnego

Ustawa o VAT nakłada na przedsiębiorców obowiązek wystawienia klientom prywatnym faktury na ich wyraźne żądanie. Takie zobligowanie dotyczy jednak ściśle określonych sytuacji. A zatem żądanie to należy spełnić, jeśli prośba o wystawienie faktury została złożona do końca miesiąca, w którym nastąpiło przekazanie danego towaru lub realizacja konkretnej usługi, jak również na konto firmy wpłynęła całość lub część zapłaty. Taką fakturę trzeba wystawić nie później niż 15 dnia kolejnego miesiąca. Druga sytuacja dotyczy terminu 15 dni od zgłoszenia wspomnianego żądania w sytuacji, gdy wpłynęło ono już po upływie miesiąca, w którym klient otrzymał swój towar lub wyświadczono na jego rzecz jakąś usługę, albo też przedsiębiorca otrzymał zapłatę czy to w całości, czy choćby w części.

Oprócz tego wspomniane żądanie może odnosić się także do sprzedaży zwolnionej z podatku VAT. Z uwagi jednak na fakt, że w przypadku takiej sprzedaży nie stosuje się Jednolitych Plików Kontrolnych, sprzedaży z faktur do paragonu nie trzeba rejestrować ani w rejestrach VAT, ani w księdze przychodów i rozchodów. Jeśli od przekazania towaru lub wykonania usługi na rzecz klienta upłynęło już 3 miesiące, podatnik nie musi przychylić się do prośby klienta o wystawienie faktury, może to jednak uczynić zgodnie z własną dobrą wolą.

Zmiany od 2019 roku

W ostatnim czasie przedstawiono projekt ustawy nowelizacyjnej, zgodnie z którą fakturę będzie można wystawić jedynie do takiego paragonu, na którym będzie widniał numer NIP nabywców danego towaru lub świadczeniobiorcy usługi. Odnosi się to jedynie do właścicieli takich kas fiskalnych, które mają możliwość dokonania wydruku paragonu z numerem NIP nabywcy. Użytkownicy starszych modeli kas niedysponujących taką opcją mogą natomiast od razu wystawić fakturę nabywcy, pod warunkiem, że zadeklaruje on kupowanie danego towaru w charakterze podatnika. Sprzedawca nie będzie już musiał rejestrować takiej sprzedaży na kasie. Jeśli dany podmiot gospodarczy nie dostosuje się do nowych wytycznych, zostanie on obciążony sankcją karną w wysokości 100% podatku wyszczególnionego na danej fakturze. To dodatkowe zobowiązanie nie odnosi się jednak do osób fizycznych, na których w razie niedopełnienia wspomnianego obowiązku ciąży jednak pewna odpowiedzialność za przestępstwo lub wykroczenie o charakterze skarbowym.

Jeśli w ewidencji VAT zostanie uwzględniona faktura wystawiona niezgodnie z nowymi przepisami, w takim wypadku podmiot zostanie obciążony dodatkowymi sankcjami karnymi w wysokości 100% należności podatkowej wskazanej na danej fakturze. Wspomniana ustawa nowelizacyjna odnosi się do wszystkich podatników, niezależnie od branży, w której oni działają. Natomiast przepisy przejściowe wskazują na brak zastosowania nowych regulacji prawnych w odniesieniu do sprzedaży, która została zarejestrowana jeszcze przed wejściem w życie wspomnianych nowelizacji. W pozostałych kwestiach obowiązują natomiast niezmienione przepisy prawne.

Dofinansowania dla przedsiębiorców z PUP – co musisz o nim wiedzieć

Zakładając własna działalność gospodarczą, najczęściej w pierwszym rzędzie martwisz się o to, czy będziesz mógł zgromadzić odpowiednią ilość funduszy na jej prowadzenie, przynajmniej na początkowym etapie funkcjonowania firmy.

Czytaj dalej Dofinansowania dla przedsiębiorców z PUP – co musisz o nim wiedzieć

Pełnomocnictwo – wszystko, co musisz wiedzieć o zastępstwach

Niezależnie od tego, czy jesteś osobą prywatną, czy też przedsiębiorcą prowadzącym własną działalność gospodarczą, zapewne wolisz wszystkie swoje najważniejsze sprawy załatwiać osobiście, bez angażowania w to innych jednostek czy też instytucji. Nie zawsze zresztą można rzeczywiście zdać się w tych kwestiach na te osoby czy organizacje ze względów prawnych lub formalnych.

Czytaj dalej Pełnomocnictwo – wszystko, co musisz wiedzieć o zastępstwach

Potrącenia pracownicze – kiedy można je zastosować

Prawo do pobierania wynagrodzenia za wykonywaną pracę przysługuje każdej osobie zatrudnionej na danym stanowisku pracy. Wysokość tzw. pensji zwykle oscyluje na podobnym poziomie każdego miesiąca, może ona ewentualnie ulec zwiększeniu dzięki rozmaitym premiom oraz nagrodom, wypłacanym jednak okazyjnie, w zależności od zaistniałych okoliczności.

Czytaj dalej Potrącenia pracownicze – kiedy można je zastosować

e-Sprawozdania finansowe osób fizycznych w formacie xades

Poniżej znajdują się wyjaśnienia dotyczące osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność i składają tym samym sprawozdania finansowe do szefa KAS. Informacje zawierają format pliku i informacje, gdzie ma być on wysłany – do kogo.

Czytaj dalej e-Sprawozdania finansowe osób fizycznych w formacie xades