Dokonanie transakcji handlowych odnoszących się do konkretnych towarów czy usług zwykle dokumentuje się przy wykorzystaniu faktur. Obecnie obok faktur papierowych coraz częściej wystawia się także faktury elektroniczne. Trzeba pamiętać o tym, że za fakturę uznaje się tylko taki dokument, który zawiera odpowiednie obowiązkowe dane. Zwykle wystawia się ją w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał przekazuje się nabywcy, a kopia pozostaje u sprzedawcy danego towaru czy usługi. Niekiedy można także wystawić fakturę w trzech egzemplarzach. Odnosi się to jednak wyłącznie do organów egzekucyjnych. W tym wypadku egzemplarze trafiają kolejno do nabywcy, wystawcy dokumentu oraz dłużnika.
Do kiedy można wystawić fakturę?
Fakturę z reguły należy przekazać nabywcy nie później niż 15 dnia miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu, w którym ostatecznie sfinalizowano transakcję. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki. Odnoszą się one do dostawców książek drukowanych, którzy wystawiają fakturę w przeciągu dwóch miesięcy od momentu przekazania klientom towaru, a także firm realizujących usługi budowlane i budowlano-montażowe (miesiąc od wykonania usługi). Dostawcy usług telekomunikacyjnych, a także energii elektrycznej i cieplnej powinni natomiast wystawić fakturę wraz z upływem terminu płatności za usługę. Także sam nabywca może zażądać wydania faktury, pod warunkiem, że nie upłynęły jeszcze trzy miesiące od zakończenia miesiąca, w którym zrealizowano transakcję. Nie ma tutaj zasadniczo znaczenia, czy wystawcą faktury jest czynny podatnik VAT, czy też podmiot zwolniony z podatku VAT. Obowiązujące terminy są takie same dla wszystkich podmiotów.
Jak wystawić fakturę VAT?
Warto skorzystać z gotowych wzorów faktur, choćby dostępnych w Internecie. Przyjmuje się, że na każdej fakturze muszą znaleźć się pewne obowiązkowe dane. Dotyczy to przede wszystkim kolejnego numeru faktury, daty jej wystawienia, a także daty dokonania dostawy towarów lub realizacji usług, jeśli nie pokrywa się ona z datą zapłaty.
Należy także wyszczególnić nazwy dostawców oraz nabywców usług, określając adres ich siedziby, a także numery identyfikacji podatkowej (NIP). Trzeba także wskazać nazwę towaru lub usługi, a także ilość sprzedanych dóbr i usług, wraz z określeniem ich jednostkowej ceny, Trzeba także opisać ewentualne rabaty i upusty cenowe, a następnie określić wartość netto zamówionego towaru lub usługi. Potem wpisuje się stawkę podatkową, a także wartość sprzedaży netto z określeniem różnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z podatku. Następnie określa się kwotę podatku od wartości sprzedaży netto, wskazując na podział kwot odnoszących się do poszczególnych rodzajów stawek podatkowych. Na fakturze należy także wyszczególnić całkowitą kwotę należności. Choć nie jest to koniecznie wymagane przez prawo, warto fakturę podpisać własnoręcznie oraz opatrzyć pieczątką firmową. W takiej sytuacji wzrasta bowiem prawdopodobieństwo odzyskania należności w razie zalegania przez kontrahenta z zapłatą.
Faktury podatników zwolnionych z VAT
Faktury podatników zwolnionych z VAT różnią się nieco od tradycyjnych faktur VAT. Na tego rodzaju dokumentach muszą znaleźć się takie dane jak: data wystawienia, numer faktury, określenie stron transakcji wraz z wyszczególnieniem ich adresów. Ponadto na tego rodzaju fakturze trzeba także wskazać kolejny numer dokumentu, nazwę towaru lub usługi, których on dotyczy, kwotę należności razem, a także jednostkową cenę sprzedanych dóbr lub usług. Bardzo istotne jest również, aby podatnik korzystający ze zwolnienia przedmiotowego, określił, na jakiej podstawie przysługuje mu wspomniane zwolnienie. Z kolei w przypadku osób zwolnionych podmiotowo, nie trzeba wskazywać żadnych dokumentów prawnych w tym zakresie.
Archiwizowanie faktur
Co do zasady, wskazuje się, że faktury należy przechowywać przez co najmniej 5 lat od momentu upływu roku kalendarzowego, w którym doszło do opłacenia danej należności. Nie ma przy tym właściwie znaczenia, czy dana faktura została wystawiona w formie papierowej, czy też elektronicznej. W aspekcie przechowywania faktur obowiązują pewne reguły, których należy bezwzględnie przestrzegać. Chodzi tutaj przede wszystkim o uporządkowanie poszczególnych faktur zgodnie z okresami rozliczeniowymi, których one dotyczą, dbając także o to, aby w razie potrzeby można było relatywnie łatwo odnaleźć poszczególne dokumenty. Faktury powinny także spełniać łącznie warunki odnoszące się do autentyczności ich pochodzenia (pewna tożsamość wystawcy faktury), integralności treści (brak dokonywania zmian w ich tekście), jak również czytelności.
Jeśli dana firma przechowuje faktury w formie elektronicznej, zobowiązana jest do umożliwienia organom podatkowym możliwości ich poboru oraz przetwarzania danych, widniejących w fakturze. Z kolei faktury w formie papierowej zwykle drukowane są w dwóch egzemplarzach – po jednym dla odbiorcy i wystawcy, który przechowuje dokument w księdze przychodów i rozchodów.