Co do zasady, prowadząc jednoosobową działalność, przedsiębiorca nie jest zobowiązany do comiesięcznego składania deklaracji rozliczeniowych do ZUS. Jednak sytuacja ulega zmianie w momencie zatrudnienia pracownika.
Od chwili zatrudnienia pracownika (na podstawie umowy o pracę) powstaje obowiązek składania do ZUS deklaracji rozliczeniowych zarówno za pracownika, jak i za siebie – regularnie co miesiąc.
Przedsiębiorcy nie zatrudniający żadnych pracowników, opłacający:
- minimalne składki ZUS, lub
- preferencyjne, albo
- podstawowe ale minimalne,
nie muszą co miesiąc składać deklaracji DRA do ZUS, wystarczy, że zrobią to raz, na początku działalności i jeśli w następnych miesiącach składki te nie ulegną zmianie, to ZUS pozwala na opłacanie składek bez składania deklaracji. Jedynie w sytuacji zmian wysokości składek, przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia deklaracji za miesiąc którego zmiana ta dotyczyła.
Natomiast należy pamiętać o tym, że taki przywilej nie dotyczy przedsiębiorców, którzy zadeklarowali opłacanie wyższych składek.
Po zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę na przedsiębiorcę nakładany jest obowiązek zgłoszenia go do ZUS. Pracownik podlega wszystkim ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Zgłoszenia nowego pracownika, należy dokonać za pomocą formularza ZUS ZUA. Co więcej, należy tego dokonać w ciągu 7. dni od rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego. Jeżeli pracownik będzie chciał zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, to takiego zgłoszenia również zobowiązany jest dokonać pracodawca. Do tego przeznaczony jest druk ZUS ZCNA.
Przedsiębiorca, który zatrudni pracownika staje się dla niego płatnikiem składek. Za osobę zatrudnioną na etacie pracodawca co miesiąc jest zobligowany sporządzać do ZUS dokumenty rozliczeniowe.
- Regularnie co miesiąc musi składać imienny raport ZUS RCA zawierający składki za siebie i za pracownika.
- Należy również składać ZUS RSA w sytuacji, gdy przedsiębiorca będzie informował ZUS o przerwach związanych z opłacaniem składek spowodowanych np. chorobą.
- Należy również złożyć deklarację ZUS DRA z załączonymi raportami imiennymi.
Dokumenty za dany miesiąc przedsiębiorca przekazuje do ZUS, w terminie do 15. dnia następnego miesiąca. Do tego dnia należy również opłacić naliczone składki zarówno za siebie jak i za zatrudnionego pracownika.