Każdy pracownik powinien usprawiedliwiać swoje nieobecności w pracy odpowiednim dokumentem, tak aby pracodawca mógł odnotować to w ewidencji czasu pracy. Dokumentem który może posłużyć jako potwierdzenie i poświadczenie o nieobecności danego pracownika w pracy jest zwolnienie lekarskie. Jednakże istnieją jeszcze inne formy usprawiedliwiania nieobecności.
W konkretnych sytuacjach, należy potwierdzić swoją nieobecność w pracy odpowiednim dokumentem, a mianowicie:
- Gdy dany pracownik chce poświadczyć swoją niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, musi posiadać zaświadczenie lekarskie na druku ZLA (oryginał), lub decyzję ZUS-u.
- W przypadku urlopu wypoczynkowego dany pracownik musi posiadać zatwierdzony przez pracodawcę wniosek urlopowy, który oczywiście wcześniej dostarczył. Tak samo wygląda to w przypadku urlopu bezpłatnego – wniosek urlopowy musi zostać zatwierdzony przez pracodawcę. Jeżeli chodzi o urlop macierzyński to pracownik zmuszony jest donieść dokumenty potwierdzające zaistniałą sytuację/potrzebę, a mianowicie w przypadku urlopu macierzyńskiego od dnia porodu – wystarczy akt urodzenia dziecka, potrzebny tylko do wglądu. Natomiast w przypadku urlopu macierzyńskiego przed dniem porodu, a także przy dodatkowym urlopie macierzyńskim, wychowawczym czy rodzicielskim – wystarczy wniosek pracownika, który pracodawca jest zmuszony zaakceptować. Jedynie w sytuacji, gdy pracownik złożyłby wniosek niepoprawnie lub nie w terminie, pracodawca mógłby nie udzielić tego urlopu.
- Przy chorobie jednego członka rodziny, w kwestii zasiłku opiekuńczego, wystarczy zaświadczenie lekarskie na druku ZLA (oryginał) wystawione na opiekuna osoby chorej.
- W sytuacji, gdy pracownik jest zmuszony do sprawowania opieki nad swoim dzieckiem, ponieważ został zamknięty żłobek, przedszkole lub szkoła – ma możliwość złożenia oświadczenia w sprawie zasiłku opiekuńczego. W przypadku gdy chodzi jednak o chorobę niani, która zajmowała się danym dzieckiem i również rodzic, a więc pracownik jest zmuszony do opieki nad dzieckiem, należy złożyć nie tylko oświadczenie ale również kopię zaświadczenia lekarskiego niani.
- W sprawie wyjazdu służbowego poza miejsce pracy (delegacja) wystarczy polecenie podróży służbowej. Gdy pracownik wrócił z delegacji na drugi dzień późną porą i nie mógł stawić się tego dnia w pracy, może swoją nieobecność usprawiedliwić oświadczeniem.
- Obowiązek stawienia się przed sądem czy innym organem administracji oznacza nieobecność w pracy danego pracownika na kilka godzin lub cały dzień. Daną nieobecność można potwierdzić wezwaniem pracownika wraz z adnotacją potwierdzającą stawienie się w wyznaczonym terminie.
- Przy urlopie okolicznościowym, który należy się każdemu pracownikowi wystarczy złożenie wniosku przez pracownika. Pracodawca nie ma prawa wymagać od pracownika złożenia dodatkowych dokumentów, takich jak np. odpis aktu ślubu.
- Pracownik, który złoży chęć oddania krwi w ramach krwiodawstwa ma możliwość zwolnienia na czas oddania krwi lub także na czas badań zleconych przez stację krwiodawstwa, jednakże musi donieść pracodawcy zaświadczenie wydane przez stację krwiodawstwa.
