Przy niektórych transakcjach handlowych, jeszcze przed dostawą całego towaru lub realizacją całej usługi, niektórzy przedsiębiorcy decydują się na pobranie zaliczki. Sytuacja taka zazwyczaj pociąga za sobą konieczność zrealizowania wymogu związanego z wystawieniem tzw. faktury zaliczkowej.
Wiele osób nie zdaje sobie jednak sprawy z różnic zachodzących pomiędzy tego rodzaju fakturami a standardowymi fakturami końcowymi odnoszącymi się zapłaty za zrealizowane w pełni zlecenia. Warto zatem wskazać na to, czym charakteryzują się oba rodzaje faktur, opisując także okoliczności ich wystawiania, które w obu przypadkach są odmienne.
Opis faktury zaliczkowej
Faktury zaliczkowe wystawia się w sytuacjach częściowego rozliczenia produktów albo usług. Pojęcie zaliczki odnosi się jedynie do konkretnych dostaw, które mają dopiero nastąpić w przyszłości. Zaliczki wykorzystuje się głównie w wypadku realizowania na poczet klienta bardzo kosztownych usług. Po należytym wykonaniu całości pracy fakturę zaliczkową rozlicza się w wysokości ceny za dany towar bądź usługę.
Konieczność wystawienia faktury zaliczkowej pojawia się zawsze, gdy przedsiębiorca uzyskuje część płatności na poczet dostawy danego towaru lub realizacji usługi, przy czym do wystawienia takiej faktury zobowiązane są jedynie podmioty gospodarcze. Wygląd takiej faktury nie odbiega znacząco od zwykłych faktur VAT, zaleca się bowiem zaopatrywanie ich w takie same elementy, czyli datę i miejsce wystawienia, numer identyfikacyjny faktury, nazwy obu podmiotów transakcji z wyszczególnieniem adresów oraz numerów NIP. Trzeba jednak uwzględnić także datę realizacji zlecenia oraz otrzymania zapłaty, jeśli nie pokrywają się one ze sobą. Należy także uwzględnić otrzymaną kwotę zapłaty wraz z wyszczególnieniem podatku obliczonego jako wartość procentowa od kwoty dokonanej transakcji. Na tej fakturze należy również umieścić nazwę towaru oraz usługi, jego ilość, wartość całego zamówienia oraz wartość podatku.
Fakturę zaliczkową zazwyczaj wystawia się nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca po otrzymaniu zaliczki. Istnieje także możliwość jej wcześniejszego wystawienia jeszcze przed otrzymaniem należności pieniężnej, zaleca się jednak późniejsze jej przekazywanie klientowi. Powstanie obowiązku podatkowego od zaliczki nie jest związane z wystawieniem faktury zaliczkowej, równie dobrze bowiem można mówić o takim obowiązku także w przypadku transakcji nieudokumentowanych przy pomocy faktury czy też rachunku.
Brak możliwości wystawienia faktury zaliczkowej
Co do zasady, nie można wystawić faktury zaliczkowej wtedy, gdy transakcję przeprowadza się w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Tego rodzaju faktury nie dotyczą również dostaw gazu, energii elektrycznej i cieplnej, usług telekomunikacyjnych, prawnych, biurowych, a także związanych z ochroną osób i mienia. Co istotne, od faktury zaliczkowej nie trzeba odprowadzać podatku. Zaliczkę w zakresie VAT rozlicza się w oparciu o datę otrzymania należności, a nie wystawienia faktury.
Charakterystyka faktury końcowej
Wymóg wystawienia faktury końcowej pojawia się wówczas, gdy faktura zaliczkowa opiewała tylko na część kwoty za dany towar bądź usługę. W takim wypadku sumę wartości towarów bądź usług zmniejsza się o otrzymaną już wcześniej zapłatę zaliczkową. W ten sam sposób dochodzi także do pomniejszenia kwoty podatku. Przy wystawianiu faktur końcowych należy uwzględnić wykaz wystawionych wcześniej faktur zaliczkowych. Do właściwej identyfikacji takiej faktury stosuje się zazwyczaj jej numer identyfikacyjny, a niekiedy również kwotę, na którą ona opiewała, jak również datę jej wystawienia. Przy wystawieniu kilku częściowych faktur, w ostatniej z nich należy zamieścić numery poprzednich faktur. Wraz z pokryciem przez te faktury całości kwoty zapłaty znika obowiązek wystawienia faktury końcowej. W fakturze końcowej poza obowiązkowymi danymi należy zawrzeć również całkowitą kwotę transakcji wraz z wyszczególnieniem sum poszczególnych zaliczek, numery poszczególnych faktur zaliczkowych, a także pozostałe do uiszczenia kwoty. Faktury końcowe wystawia się do 15 dnia miesiąca, który nastąpił po miesiącu otrzymania całości zapłaty od klienta.
Obowiązek rozliczenia podatku VAT
Jeśli chodzi o faktury zaliczkowe, w ich przypadku o obowiązku rozliczenia podatku VAT mówi się już w momencie opłacenia zaliczki, a nie wystawienia faktury zaliczkowej. Nie powinno się też czekać do otrzymania całej kwoty za transakcję. Podatek dochodowy rozlicza się już po wykonaniu usługi.
Ponadto trzeba pamiętać o tym, że faktura zaliczkowa końcowa pociąga za sobą konieczność rozliczenia tylko tej części VAT-u, do której rozliczenia nie doszło na wcześniejszych etapach transakcji. Fakturę końcową uznaje się za ostateczne rozliczenie danej transakcji. Zasady jej wystawiania zostały odpowiednio sformułowane w konkretnych przepisach zawartych w obowiązującej obecnie ustawie o VAT. Warto się z nimi zapoznać, aby dowiedzieć się więcej na ten temat.