Przepisy prawa określają jakie minimalnie dane musi zawierać dokument kilometrówki – ewidencja przebiegu pojazdów.
W związku z powyższym, według podatku od osób fizycznych (art. 23 ust. 7) należy ujmować w ewidencji podstawowe elementy danych, które są regulowane przepisami prawa.
Na pewno nie ma ustalonego wzoru ewidencji przebiegu pojazdu, natomiast ujęte są dane jakie ewidencja powinna zawierać:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1 km),
- kolejny numer wpisu,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- datę i cel wyjazdu,
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
- wyliczenia kosztu uzyskania przychodu, który wykazuje się w kwocie przypadającej na dany miesiąc oraz w układzie rocznym narastającym, dokonuje się na podstawie:
- sumy miesięcznego przebiegu pojazdu (suma faktycznie przejechanych kilometrów wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu przemnożona przez stawkę 1 km określoną przez Ministra Infrastruktury), która wyznacza zarazem limit zakwalifikowania wydatków w koszt;
- kosztów eksploatacji pojazdu poniesionych w miesiącu oraz podania ich w układzie narastającym.
Dodatkowo określone są stawki 1 km przebiegu pojazdów. Stawki regulowane są przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury. W obecnym stanie stawki wynoszą tyle samo, co w roku ubiegłym, a więc:
1. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900cm3 – 0,5214 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.
2. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motocykla – 0,2302 zł.
3. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motoroweru – 0,1382 zł.