Rozpoczęcie księgowania należy przeprowadzić po zapoznaniu się z funkcjonowaniem konta księgowego. Posiada ono zawsze dwie strony Wn (winien) oraz Ma.
Księgując dla przykładu fakturę zakupu, stosujemy zasadę podwójnego zapisu:
- Po stronie Wn na jednym koncie,
- Po stronie Ma na drugim koncie.
Ta podstawowa zasada stosowana jest zawsze w całym procesie prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Prowadząc księgi rachunkowe jesteśmy zobligowani do stosowania wyłącznie metody memoriałowej ujęcia zarówno kosztów i przychodów.
Ponadto należy stosować ją do końca roku a ewentualną zmianę rozpocząć od nowego roku. Metoda memoriałowa polega na odpowiednim podzieleniu na bezpośrednio związane z przychodem oraz pośrednio związane z przychodem.
Koszty bezpośrednie muszą być ujęte w roku podatkowym, którego dotyczą nawet jeśli zostały poniesione po upływie tego roku ale do dnia złożenia zeznania podatkowego. Natomiast koszty pośrednie należy rozdzielać na odpowiednie okresy jeśli składają się one na przełomie roku. Najbardziej powszechnym tego typu kosztem jest np. polisa ubezpieczeniowa. Należy ją wówczas rozliczyć dzieląc kwotę polisy przez ilość dni w danym roku podatkowym (kalendarzowym).
Pamiętajmy, koszty dotyczące roku podatkowego (kalendarzowego) możemy ująć w ciągu całego roku. Tak więc jeżeli w lipcu znaleźliśmy fakturę z marca to możemy ją ująć do końca danego roku kalendarzowego. Mowa tu tylko o koszcie a więc bez wartości podatku VAT, która jest zupełnie odmiennie traktowana w stosunku do kosztu.