Okres przechowywania dokumentacji
Mianowicie okres ten ma zostać skrócony z 50 lat tylko do 10 lat. Oznacza to, że od 1 stycznia pracodawca po zakończeniu pracy swoich pracowników będzie zmuszony do archiwizowania ich dokumentacji przez okres 10 lat (a nie 50. tak jak dotychczas).
Jednakże na uwadze trzeba mieć wyjątki, w których to okres dotyczyć będzie tylko wybranych pracowników. Nowe przepisy będą miały zastosowanie głównie do pracowników zatrudnionych od nowego 2019 roku. Dla pozostałych pracowników zatrudnionych w latach 1999 a 2019 nowe przepisy także będą miały zastosowanie, ale wtedy pracodawca musi złożyć odpowiednią dokumentację do ZUS – oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA.
Uwaga! Co z pracownikami zatrudnionymi przed 1999 r.? Pracodawca zmuszony jest do zastosowania starych zasad dla zatrudnionych przed 1. stycznia 1999 roku - przez okres 50 lat. W związku z czym, podanych pracowników nowe zmiany nie dotyczą.
10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników:
- zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.
- zatrudnionych w latach 1999 a 2019, pod warunkiem, że złożysz do ZUS:
- oświadczenie (ZUS OSW) oraz
- raport informacyjny (ZUS RIA). Ważne! Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym złożysz raport informacyjny).
Raport ZUS RIA
W nawiązaniu do ww. informacji, pracodawca może złożyć raport ZUS RIA dla wybranych pracowników (którzy byli zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. i już nie pracują dla określonego pracodawcy), aby skrócić okres przechowywania ich dokumentacji – do 10 lat.
Raporty powinny być przekazane do ZUS w postaci oświadczenia i raportu informacyjnego za pracowników i zleceniobiorców, którzy byli przez niego zatrudnieni w latach 1999 – 2018.
Uwaga! Jeśli pracownicy, których zatrudniałeś pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 1 stycznia 2019 r. wciąż pracują, raport informacyjny za nich składasz dopiero po zakończeniu stosunku pracy
W raporcie informacyjnym ZUS RIA podajesz dane, które obejmują:
- wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
- okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
- okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
- okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach ) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
- datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
- informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.
Przykłady
- Przykład 1 – zatrudniony przed 01.01.1999 r.
Firma X zatrudnia pracownika, który rozpoczął swoją pracę 01.01.1996 roku, a zakończył ją 25.04.2005 roku.
- Przykład 1 – zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r
Firma X zatrudnia pracownika, który pracował na przełomie 1999 roku a 2018 roku. Oznacza to, że można złożyć oświadczenie o możliwość skrócenia okresu przechowywania. Warunkiem jest przekazywanie raportów informacyjnych i od momentu wysłania raportu zacznie liczyć się skrócony okres 10 lat. Okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport. Jeżeli został złożony w lutym 2020, 10 lat upłynie 31 grudnia 2030 roku.
- Przykład 3 – zatrudniony w styczniu 2019 roku
Jeżeli firma X zatrudni nowego pracownika już po wejściu w życie nowej ustawy, to okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosić będzie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy.
W związku z powyższym, jeżeli nowy pracownik zostanie zatrudniony dnia 1 stycznia 2019 roku, zakończy pracę we wrześniu 2019 roku, to oznaczać to będzie, iż dokumentacja będzie przechowywana do 2029 roku – licząc okres od końca roku, w którym zakończył się stosunek pracy, a więc 2019 rok + 10 lat = 2029 rok.
Uwaga! Ważne informacje: 1. Pracownik będzie mógł odebrać swoją dokumentację pracowniczą na początku 2030 roku (pomiędzy 01.01 a 01.02). 2. Pracodawca przesyła pracownikowi informację o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej wraz ze świadectwem pracy. 3. Pracodawca ma określony czas na zniszczenie dokumentacji, jest to 12 miesięcy. 4. Jeżeli pracownik zgłosi się po upływie miesiąca przewidzianego na odbiór, a dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, to pracodawca może wydać pracownikowi dokumentację.